职场人如何形成自己解决问题的能力?

职场大师哥 2021-05-09 14:49:54

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“万千智慧始于记忆”。

读到这句话的时候,确实让我很有触动。长期以来,我形成的观念是要尽可能掌握方法,很多知识并不需要记在脑中,用的时候知道去哪里查就可以了。

所以,我读了很多书,甚至很多时候为了读书而读书,盲目的追求数量。但是,能记在心中的并不多,知识体系并没有大的提升。

我简单的理解了一句话,大意是“读的书像吃过的饭,你并不知道是哪一碗饭让你长这么大的,所以也不必知道是哪一本书让你增加了知识”。其实,现在想来,精典的书,对自己有用的书,还真要反复的读,深耕比博取的优先级更高。特是要建立一个知识体系,而不是纯粹体会阅读乐趣的人,尤其如此。

学习也好,读书也好,不但要读,而要常记于心,用的时候能准确、完整、及时地“索引”到它们。在工作上,领导问我一些专业性的问题,或者让我提一些工作思路,往往由对专业了解不深,对一些流程制度把握不准确,对一些信息掌握得不全面,不敢提思路或者抓不住要点。

有人会说,现代社会是信息的海洋,哪里能记住这么多信息呢?互联网上随时去查不香吗?问题就在于,要记忆的并不是信息,或者说信息只是其中的一个部分。在职场上,我们处理问题的思路,或许可以通过互联网去查找一些案例,但很多时候时间不允许啊,领导马上问到,你要马上回答。还有,案例只能参考,不同企业、不同项目、不同环境下处理问题的思路是不一样的。那怎么办呢?要怎样才能形成自己的专业技能,形成思路、解决问题呢?

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第一,要记住规则。包括相关法规、制度、流程等,也包括一些有关的会议纪要等。这要求我们平时就要有心,收集某个方面工作的国家法规、行业条例、企业制度和流程等等,要印下来反复学习和理解,直至全部掌握。

这些规则很重要,告诉我们什么能做、什么不能做,要怎么做,或者做了有什么后果等等。相当于我们处理问题的边界和路径清晰了,哪怕我们要跳出规则,也要先知道有跟些规则呀。

现在很多公司长期聘用专业的法律顾问,就是在经营活动中,特别是涉及合同、诉讼等工作中,必须要法律顾问参与研究,原因就在于要知道工作的边界。所以聘请专家的目的,就是“借脑”,借的是专家对规则的熟悉来控制风险。

去年底,我们公司在处理一起房屋规划调整引起的纠纷中,反复邀请了税务、财务、法律、产权登记、建委、规划等方面的专家,其实就是借用专家对规则的熟悉,要帮决策提建议、把好关。否则,决策能做、但实施不了,或者引出更大的问题。

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第二,要形成经验。员工有员工的经验,组织有组织的经验,但员工的经验并不等同于组织的经验。员工的经验全藏在他的脑子里,组织的经验则在组织架构、工作流程、制度设计和企业文化里。

为什么企业会划分一个个职能部门,就是某个专业的人做某类型的工作,长期下来容易形成经验,这些经验为解决同类型的问题提高了效率和质量,同时又反过来固化了这些人的专业发展方向,容易形成某个固定化的思维框架。

比如,法务部的人风险意识很强,对解决问题的新思路、新方法表现出强烈的抵触,认为其不合规不合法。但是,为了解决问题,往往要打破旧的条条框框进行创新。在领导进行创新性决策的时候,更希望的是法务部用其专业知识和经验提供风险防范的建设性意见,而不是一味强调风险、固守成规。

总的来讲,有经验的人,在解决同类型的问题上优势是显而易见的。所以,研究问题是有他们的参与能保证思路的可靠性。

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第三,要具有一些“通识”。有一句话这样讲的,“在当今社会,一切都是项目,一切也必将成为项目”,我个人对此深以为然。所以,在我看来,项目管理的知识就是“通识”。因为,我们每做一件事情,小到吃个早饭,大到发射火箭,都可以视为一个项目。同样的,解决一个问题、开一次会,也是项目。

我本人是从事项目管理二十余年,从工作中形成的系统思考、计划性、过程控制等理论完全接受并形成习惯。所以,在考虑问题时候,我会自觉的尽可能收集信息再做出判断,并且安排工作一定是定人、定时、定量,过程中也会及时跟进情况、解决问题。这些通识会帮助我在形成思路时,进行全过程的推演,验证思路的可行性、可靠性。

这些通识还包括关于逻辑思考的、关于语言表达的知识。我认为它们都能帮助形成更优的思路。

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第四,要收集准确、完整的信息。研究问题,如果把“规则、经验、通识”当成处理器,那么信息就是输入,思路就是输出。输入的信息越完整、越准确,就更易形成最优的思路。

信息的收集和初级的处理至关重要。我们有些员工在收集信息的时候偷懒,比如现场施工遇到问题了,不去现场,只打个电话问现场工作人员,结果人云易云,没把问题弄清楚就上报领导。稍微细心的领导一问情况,结果一问三不知,这是员工工作的大忌。

还有些员工,收集到信息后不加初步的分析与处理,一股脑的和盘托出,报给上级,好像这样就能免责。这也是不对的。有些信息要分类,要汇总,要比较,要分析,为最后的决策节约时间,并且更加精准高效。

为什么说我们管理者要严格要求员工,要求的就是在这些地方,不能让员工简单交差——当然要给员工传授方法,也要把任务要求讲明白。

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不难看出,规则、经验和通识是对决策者的要求,信息收集是基层员工的要求。当然,这也不绝对,只是相对而言,高层管理者更多是掌握通识、了解规则,这也是为什么高层领导可以从一个行业转换到另一个行业的原因吧。而中层管理者呢,恐怕经验、规则和通识都需要,对重要信息也要掌握。基层员工一定要弄清楚信息,并形成自己的工作经验。

万千智慧始于记忆。总之,现在我要改变以前的一些观点,不要依赖“临时抱佛脚”、“随机应变”来提高自己的职业技能,而要对有关的规则加以熟背熟记。同时不断的总结工作中的经验,并形成自己的工作方法实践到工作中去加以验证。还要学习一些工作通识,比如逻辑思维等能力,以些来系统性地提高自己的工作能力。

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