公章使用管理办法

第一章 前言

为了规范公司各种公章的使用及管理要求，避免因使用和管理不善造成经济纠纷，给单位造成损失，特制定本管理办法。本管理办法适用于本公司对各种公章的使用及管理。

第二章 各单位职责

第一条 总经理负责公司公章、法人章的使用和管理。

第二条 财务部负责财务专用章、发票专用章的使用和管理。

第三条 行政人事部负责行政人事章、二次受控章的使用和管理。

第四条 市场部负责公司业务章的使用和管理。

第五条 质量部负责产品检验章、部门章的使用和管理。

第三章 各种公章的刻制、更换

第一条 公司各种公章的刻制或更换，由申请单位填写《印章刻制申请表》经行政人事部审核，公司领导审批后，方可由行政人事部刻制。

第二条 在领取新公章时，如有旧公章，必须上交原旧公章至行政人事部做销毁处理。

第四章 各种公章的使用范围

第一条 公司公章

公司公章代表公司的正式署名，具有法律的性质。公文、证件等一旦盖上公章，即表示已受到公司的认可，正式生效。

第二条 财务专用章

财务专用章代表公司财务的正式署名，具有法律的性质。财务单位在与各级银行的业务联系一旦盖上财务专用章，即表示已受到公司的认可，正式生效。

第三条 法人章

法人章代表公司法人代表的正式署名，用于公司与银行、经销商签订三方协议，及银行承兑汇票时使用。一旦盖上法人章，即表示已受到公司的认可，正式生效。

第四条 发票专用章

发票专用章代表财务出具发票的正式署名，用于对外开具发票。

第五条 行政人事章

行政人事部专用章，主要用于各类通知与通报、流程与要求发布，人员任命及调动。

第六条 二次受控章

二次受控章，主要用于技术、检验文件、作业指导书、检验指导书等。

第七条 公司业务章

公司业务章，对外主要用于签订合同、协议，对外公函、文件、材料，体系及标准化审核文件、图片，开具在职证明、离职证明、收入证明、工作年限证明。对内主要用于劳动合同盖章。

第五章 各种公章使用及管理要求

第一条 需要使用公司各类公章，申请人需填写《印章使用申请表》，经相关人员审批同意后，方可使用。

各类公章保管及使用审批情况：

第二条 不得擅自携带公章出行，如因业务需要外带使用，需填写《印章使用申请表》，写明去处和事由，经上表中的审核人、审批人签字批准后，由公章管理人员携带、同行。

第三条 严禁在空白介绍信、信函、合同、公文用纸等处加盖印章。凡不符合用印规定或违反业务操作程序的，印章管理人员有权不予用印。

第四条 对外联系业务和与外单位签订合同时，必须使用公司公章或公司业务章，严禁将部门印章作为对外联系业务和签订各类合同使用。

第五条 由他人代签印章使用申请单或模仿、伪造领导签名，一律不予盖章。

第六条 各类公章管理人员必须管好、用好公章，印章必须保持清晰。印章存放点应上锁，并由专人管理，不得将印章转借他人使用。

第七条 印章因机构变动、磨损严重等原因停止使用，应将印章交回给行政人事部封存或销毁。

第八条 对于证明类文件、需使用公司营业执照等证件的盖章需要写明相关的用途。

企业财务管理制度

第一章出纳管理制度

一、库存现金管理

1.出纳现金须日清月结、每天盘点，做到账实核对，每月会计参与的不定期盘点及月末盘点不少于两次，并且出具《现金盘点表》；

2.超过库存限额的现金（2000元）应及时存入银行；

3.携带现金或支票往返银行办理业务需乘公司车辆或打车；

4.出纳保险柜中，禁止存放任何私人财物，避免公私混淆，不得私设“小金库”，取得的货币资金必须及时入账，不得账外设账，严禁收款不入账；不准挪用现金，不准白条抵库，不准坐支现金，不准保存账外公款，严禁未经授权的部门或人员办理资金业务或直接接触资金；

二、票据管理

1.须建立《票据购买登记簿》并制作《票据领用登记簿》，新购票据由出纳分类按支票号码顺序登记，使用完毕后需由会计或财务负责人进行签字确认；

2.票据签发应在《票据领用登记簿》中登记票据号码、票据用途、票面金额、内部经办人、领取人、领取人电话等相关信息，领取人需亲自签字确认；

3.出纳负责及时跟进收取票据进账后的正式回单；

三、日记账管理

1.出纳每日完成收付款业务后，即时登记现金和银行存款日记账（手工账或电子账）；

2.根据审核后盖有“现金/银行收讫”、“现金/银行付讫”的现金/银行收款凭证、现金/银行付款凭证，逐日逐笔顺序登记；

3.记账内容必须与会计凭证一致，每一笔账都要记明记账凭证的日期、编号、摘要、金额和对应科目等；经济业务的摘要以能够清楚表述业务内容为度；

4.应逐笔分行记录，得将收款凭证或付款凭证合并登记，也不得将收款付款相抵后以差额登记；

5.每笔业务登记后均须结出账面余额，并登记每日收入和支出的合计数。

第二章 费用报销流程

一、取得发票要求

1、收取的各类发票，应根据发票上的批注进行网上或其它方式的验真；

2、取得各类非定额发票时，发票抬头的公司名称必须完整且与所在公司保持一致，所取得发票种类及开具内容必须与业务内容保持一致。

二、费用报销单的填列

1.报销的项目类型需与发票保持一致；

2.报销人、领款人、复核人、领导确认等需签字齐全方可报销；

3..当月费用需当月报销，尤其不可出现费用报销跨年现象（12月21后发生业务不在此范围内）。

三、费用的分类

1.管理费用：包括不限于管理人员工资、办公费、车辆费用、电话网络通讯费、差旅费、业务招待费、交通费等；

2.销售费用：包括不限于销售（前勤）人员工资、与销售相关的其他费用。

3.财务费用：银行收取的各项费用，包括账户维护费，电汇手续费，支票费用，利息费用等。

四、费用报销流程

1.各项费用发生前需提报费用申请单（OA形式或纸质单据均可，需终审领导签字同意方可发生该项费用）；

2.费用发生完成后，需凭领导签字的费用申请单（或OA），费用报销单，正规发票履行报销手续，由会计审核，领导签字确认，出纳复合无误后报销（如网银支付报销单后需付网银支付回单）。

五、差旅费审核要点

1.差旅费申请单的出差往返日期与机票或火车票往返日期是否一致，机票或火车票的出差人与申请是否为同一人。

2.住宿费发票日期及天数是否与机票或火车票相符，住宿费及餐费发票是否为出差当地发票。

3.如在出差地发生业务招待费需单独提报，不可与差旅费一起提报。

六、业务招待费审核要点

1.费用报销单需列明招待时间、地点及相关人员；

2.如发票为定额发票且报销金额为整数（如伍佰元整），需提供相应水单。

七、借支或备用金的管理

1.如因业务需要需借支，填报借支单，经终审领导签字同意，给予借支。

2.相应费用业务完成后一周内，履行报销手续，归还借支。

3.如借支三个月后仍未归还或履行报销手续，则从当事人工资中扣减借支金额，当月工资不足部分，下月继续扣减。如该员工离职，则扣减直属领导工资。

4.部门的经常性、常规性业务支出可申请备用金。备用金申请单需终审领导签字同意。

5.财务部出纳需每月对部门备用金进行盘点，盘点表签字确认无误后归档留存。

6.每季末需归还备用金，下季初重新走备用金申请流程。

第三章 税、票管理制度

一、发票管理

下载PDF格式文件，打印作为凭证附件，保存数电票XLM格式电子文件；每月从电子税务局下载数电票开票明细及收票明细，用于做账复核及留存备查。

二、纳税申报

1.每月计提所有税款都应填写税金计算表，该计算表应打印并由财务负责人签字后作为税金计提凭证的附件。

2.公司应按主管税务机关的要求及时申报所有纳税报表并及时缴纳税款。

三、税务档案管理

1.将各主管税务机关名称及具体管辖的所有局(处或科、室)负责人名称、职务、主管业务及联系方式等进行书面登记。

2.将各年度所有法定纳税申报表及内部税务管理报表按月装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。

3.将各年度企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告规范装订成册，妥善保管。

4.将税务机关出具的各种批复、检查处理决定等文件装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。

5.建立《税务档案保管清册》，对所有税务证件、申报软件(含软体及IP地址)、IC卡、储存盘、纳税申报表、审计报告、税务批复、税法文件等详细记录在保管清册中。

6.若税务人员离职，应规范办理税务档案移交手续，填写移交清单，移交清楚后方可办理其他离职手续。

来自 福宝福