如何解决施工现场情况和档案文件“两张皮”的管理漏洞，全面推动建设工程档案电子化？深圳政府工程建设管理给出了新答案。作为深圳首批工程档案“无纸化”管理试点项目，深圳书城湾区城项目近日顺利通过深圳市建设项目电子文件归档和电子档案管理试点验收。该项目由深圳市建筑工务署负责组织建设，项目成功试点标志着深圳政府工程在工程档案管理数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。
施工档案信息化提升项目综合管理效能
传统建设工程项目档案管理工作依赖纸质文件，存在保管难、共享难、查找难、效率低、纸张浪费等局限性，档案无纸化管理以其高效、环保、安全等优势，这正成为档案管理的新趋势，为建筑工程高效和科学化管理保驾护航。
2023年5月，深圳市住房和建设局、深圳市档案局发布《关于开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知》，在全市挑选一批项目作为试点，形成可复制、可推广的建设项目电子文件归档和电子档案管理方案和经验，以此提升深圳建设项目电子文件归档和电子档案管理水平。
根据深圳市住房和建设局的指导意见，深圳市建筑工务署结合工作实际，加快推进和落实工程电子档案管理工作。2023年6月，深圳书城湾区城项目向深圳市住建局、深圳市档案局提出申请，同年9月正式被确定为深圳市建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目。
深圳书城湾区城项目位于宝安区新安街道宝安中心区海滨广场，总建筑面积约为13.1万平方米，建筑以“双玉盘”为设计理念，又被称为“湾区之眼”，是深圳“新时代重大文化设施”之一，也是粤港澳大湾区标志性公共文化设施和市重大文体惠民工程。项目建成后将为粤港澳大湾区市民提供高质量的公共文化服务，成为粤港澳大湾区地标级文化综合体、文化体验目的地。
据介绍，为保证试点工作顺利推进，提升项目电子档案管理水平，深圳书城湾区城项目成立了电子文件和电子档案管理试点工作领导小组，牵头项目各参建单位对建设过程中所有文档进行了全面无纸化梳理和记录。通过引入CA电子签章，将施工过程中的质量安全管控文件现场记录、现场填写、线上审表，提高了现场管控过程的信息化、规范化水平，提升了项目综合管理效能。
项目档案无纸化管理省力又省钱
“市建筑工务署在项目业务无纸化的基础上实施档案无纸化管理，不仅实现了通过夯实项目现场质量管理来规避风险，而且掌握的第一手材料为项目结算、支付、审计等各环节提供了可靠依据。”据深圳市建筑工务署研究馆员介绍，建设工程信息化管理和审批大幅提升了项目管理效率。
就拿深圳书城湾区城项目来说，参建单位都可以在线填写、审核规范化的表单，自动加盖电子签名和签章，整个过程“无纸化”“零见面”，比传统方式节约70%以上的时间，而且减少了纸张消耗，节省的不仅是人力和时间成本，还有实打实的经济成本。
“举例来说，平均每份工程相关文件需要3到4人签名、盖章，一份文件按10元的成本来算，省去跑腿、快递邮寄成本，一万份文件也能节省十万元项目成本。”研究馆员进一步介绍，项目完工后，所有纸质文件归档、印刷及存储的成本更高，因此无论从经济效益还是社会效益来说，建设工程档案无纸化管理都势在必行，能有效解决项目建设信息化应用成果的后顾之忧。
实施建设工程档案无纸化管理，除了高效、环保、安全之外，通过项目信息化管理形成的结构化数据信息，一方面为政府工程建设不断提升管理水平提供经验信息支撑，也为各级各类政府工程模式提供样本；另一方面，建设工程档案无纸化管理形成的海量数据将作为新质生产力的核心元素，为智慧城市建设管理提供信息底座。
先行先试为政府工程建设数字化转型“探路”
作为政府工程“大管家”，深圳市建筑工务署具备规模化、专业化管理优势，也肩负着改革创新和高质量发展的使命。近年来，深圳市建筑工务署在建设工程档案无纸化管理方面先行先试，在工程档案信息平台监管的基础上，建立了体系化的档案治理机制，治理体系与信息化平台深度耦合，处在业务关键节点，为电子档案“提前介入、四同步”设置环环相扣的关联抓手。系统通过规则设定实现自动组件无感知接收，在文件形成、归档、组卷整理等环节牵动管控智慧化运行，最终达到前置管、同步收、全程控的目标。从深圳市第十二幼儿园、深职院项目集群等项目探索开展业务无纸化试点工作，再到如今深圳书城湾区城项目实现档案无纸化管理，切实通过建设工程信息化管理带动项目质量、安全管理水平的提升，推动政府工程建设高质量发展。
“项目档案无纸化管理，使施工现场管理更规范了。”据深圳市建筑工务署深圳书城湾区城项目相关负责人介绍，通过项目档案无纸化管理，项目电子验收资料一环套一环，再加上要用电子签名、签章和系统时间留痕记录，为事后资料造假戴上了“紧箍咒”。现在施工人员干完活，自己就能上系统填报资料，这就能确保资料填报的情况跟施工现场的情况八九不离十。通过在电子竣工图纸上加盖电子竣工图签章，整合工程建设项目参建各方电子签章信息，实现直接生成原生电子竣工图，一键归档，此项技术在广东省内属于领先水平。
同时，电子档案通过数字化存储和处理技术，极大提升了检索速度和工作效率，便于发现和解决施工管理的漏洞。例如施工单位线上填报了钢筋建材相关的数据，系统就可以进一步自动统计和分析出钢筋一共进了多少批次、分别用在哪些地方以及各自用量，方便项目进行材料设备的统计分析、数据结算等，以及遏制可能存在的偷工减料等问题。
深圳书城湾区城项目档案无纸化管理的成功试点，不仅展示了项目在工程档案数字化管理方面的实践成效，也为未来建筑行业的数字化转型提供了经验参考。市建筑工务署相关负责人表示，接下来，该署将进一步完善项目档案管理制度和标准、项目管理信息化平台建设，大力推广实施项目无纸化管理，进一步提升政府工程管理和数字化水平，不断推动政府工程高标准建设和高质量发展。
文、图丨记者李晓旭通讯员王泽勋
