文/星海月浅浅原创

学会一门技能，对自己日常处理一些事情，会提供很大的帮助。

作为编辑，学会使用文档“审阅”功能很重要，直观地看到修改的痕迹，大大方便编辑和作者之间的沟通交流。应沐静姐姐的请求，今天写一篇文章介绍“审阅”功能的使用方法。

每个编辑修改文章的工具可能不一样，有人习惯在手机APP上修改，有人喜欢用电脑修改。看个人的使用习惯，我认为在电脑上修改文章更直观一点。

电脑编辑系统主要有两款，一种是 word，一种是WPS。系统不同，功能显示方式也略有不同，主要功能是一致的。今天讲解的“审阅”功能，主要使用word文档演示。

1.内容格式调整

进行文章修改，要先把文章内容复制到文档里。如果是网页上复制下来的内容，最好先调整内容格式，包括字体、字号、行距等。

这么做的主要目的，是减少后期排版处理的麻烦。从网页上复制下来的内容，格式可能不太标准，显示的字体、中英文符号不一定统一，换了字体还可能出现空行情况。

修改统一的格式，看个人习惯，以及组织内可能涉及到多人处理，后期内容统一整合等事项，可以定一个标准。

我习惯将字体改宋体，字号小四，段前0.5，段后0.5，行距固定值为22磅。我建立的所有文档，基本都是这个标准，以后整合内容就方便很多。

这方面没有统一的标准，这个步骤主要是规避格式错乱的问题。

如果觉得统一的字体太小，无须调整字体大小，直接修改文档右下角的缩放进度条。或者按“Ctrl”键，滑动鼠标上面的混轮，就可以调整控制文档的大小缩放功能。

2.“审阅”功能

第二步就是选择菜单栏“审阅”的“修订”功能。

在点击“修订”功能时，不需要点击下方的小角号选其中的项目，只要点击“修订”即可，默认显示“所有标记”。如果有需要，可以调整右边一个下拉菜单，还有其他三个选项可以选择：“简单标记”“无标记”“原始版本”。

选定了“修订”功能，在修改文章内容时，就会显示增加或删除的内容。字体一般是红色，可以设置其他颜色，这里不展开讲述。

增加的字体，字体下方有下划线。删除的字体，字体中间有一条横线。

修改的过程中，如果想要恢复删除的字体，可以把鼠标放到删除字体的后面，点击鼠标右键，出现一个小窗口，选“拒绝删除”，就会恢复原状。

根据需要，同样的操作功能还有“接受删除”“接受插入”“拒绝插入”。这个功能是单一的，只针对鼠标旁边增加或删除的内容。

当整篇文章修订完成定稿后，想要看到无修改痕迹的文章，可以选择菜单栏“审阅”-“接受”功能，一般选择下拉菜单中的“接受所有修改并停止修订”。如果只点击“接受”，需要不停点击，一项一项接受修订。

同理，如果想要拒绝修订，则点击“审阅”-“拒绝”功能。

操作的过程中，如果错误操作，可以同时按键盘“Ctrl”和“Z”两个键，撤回操作。

3.转PDF功能

修订完成的文档如果要发给别人看，对方用手机其他软件阅读，一般不显示修订痕迹，只会看到修订完成的内容。这种情况，可以把文档转为PDF格式，方便对方一眼看出修改了什么内容。

如何导出PDF的格式文件呢？选择菜单栏“文件”-“导出”-“创建PDF文档”功能。

如果修改的文档有很多页，但你只想发其中几页给对方，可以点击窗口上“选项”功能，在小窗口“页范围”输入一个范围，点击确认即可。

4.“对比”功能

当编辑和别人合作修改文章时，对方没有使用修订功能修改文章，如何知道内容哪里被修改了？这时就要使用“审阅”中的“比较”功能。

点击“审阅”-“比较”，下拉菜单选择“比较”，出现一个小窗口，分别打开原文档和修改后的文档。

点击小角号下拉菜单中的“浏览”或者文件夹图标，都可以打开文件夹窗口。两个文档选定后，点击确定，就会出现一份修订版的文档，显示修改痕迹。

5.word和WPS“修订”功能的显示不同

word的“修订”功能，默认增加和删除都是在正文内容里面显示。而WPS则只显示增加的内容，删除的内容，正文里不显示，直接删除，右边有一个非正文对话框，会出现删除内容，格式更改情况等。

对比起来，word要比WPS更直观看到增加和删除内容，WPS显示则更简洁，只剩下修改后的完整内容。而且WPS的功能是没法让增加和删除内容同时显示在正文里面的。

以上就是关于电脑编辑系统“审阅”功能使用介绍。两种系统各有优点，其实大体上都差不多。

今天的分享到此结束，感谢阅读。

从容小主文学院星海月浅浅&庆水组合，相约每天完成一篇1000字以上语音写作文章，体裁不限，文字不争高下，相互成全与陪伴写作，共同进步。此为第85篇，1693字，共148839字。