工作分析是一种常见的技术，旨在提供有关员工工作的详细信息。职务分析可以帮助起草更好的职务说明，提供更安全的工作环境，帮助进行员工队伍规划，并且是绩效管理的关键。由于它涉及许多重要的HR功能，这里为HR从业人员提供完整的5步模板，以介绍如何进行工作分析。
一、什么是工作分析？
任何有一定工作经验的人都在某些时候进行了工作分析。这可以是决定将两个空缺职位合并为一项工作的经理，试图创建职位描述的招聘人员或列出主要任务以创建个人发展计划的员工。尽管这些工作分析的详细程度有所不同，但过程相似。
定义：工作分析是一个系统的过程，其中将工作分解为较小的单元，然后将其分析以描述工作中完成的工作或完成工作所需的能力。
员工自己，经理，OD专业人员或HR专业人员出于各种目的进行工作分析。这样做时，存在三种主要的工作分析数据类型，即工作活动，工作人员属性和工作环境。
我们将主要关注工作活动，工作活动是确定员工属性以及组织文化的基础。我们较少关注工作环境，但是在你的工作分析中要牢记这一点，尤其是当此环境可能发生变化时。
二、工作分析的目的
工作分析的目标可能会有所不同，但大多数目标都属于人力资源领域。通常，可以区分以下目的：
工作分析目的
描述
职位描述
作业分析为作业描述提供输入。该职位的描述是一份内部文件，指定一个新的职位，包括所需的技能，在团队中，性格的角色，以及合适的人选的能力要求。
工作分类
作业分类是将一个或多个作业放入群集或一组类似作业中的过程。目标是设定薪资水平并选择雇员。
工作评估
工作评估是确定组织中不同工作的相对等级的过程。目的是建立薪酬透明度和公平性。
工作设计
职务设计是创造一份职务的过程，该职务可以为公司增值并激励员工。
人员要求
此处，工作分析提供了组织中角色的最低资格（或要求）的信息，通常用于招聘目的。
绩效考核
职务分析为执行职务的个人的绩效评估提供了输入。
工人培训
工作分析是培训需求分析的基础。一旦确定了知识，技能，能力和其他特征，就可以确定培训需求并可以对员工进行培训。
工人流动
人与工作应融合在一起。职位分析对于确定角色所需的知识，技能，能力和其他特征很有用，然后可以与内部人员匹配。
效率
职务分析可用于通过分析活动并优化角色中的人员进行活动的方式来提高工作效率。
健康和安全
作业分析可以识别危险行为和工作条件，从而增加事故和伤害的可能性，从而带来更安全的工作环境。
人力资源规划
为了规划未来的劳动力，需要确定知识，技能，能力和其他特征并将其与未来的工作需求相匹配。这样就可以为角色或部门创建战略性员工计划。
法律要求
国家法律可以适用于工作条件，健康，雇用，培训，薪酬，晋升和解雇雇员。职务分析可以作为确保角色中的所有活动均符合法规的工具。
工作分析擅长于识别完成工作所需的知识，技能，能力和其他特征。为了识别这些问题，将工作分解为较小的工作单元。这些包括职责，任务，活动和要素。
根据对这些较小的工作单元的描述，可以确定工作的组成部分。有多种不同的方法可以解决此问题。
三、工作分析方法
有多种不同的常用工作分析方法。其中包括：域值特征分析；能力需求量表；职位分析问卷；
关键事件技术；任务清单；职能工作分析；工作要素法等。这里将重点介绍三种最著名最有效的工作分析方法，即关键事件技术，任务清单和功能性工作分析。
每种工作分析方法在5点量表上的有效性等级（来源）
1、关键事件技术（CIT）
关键事件技术依赖于观察到的关键事件，关键事件是指表现出色或不可接受的行为。典型的严重事件报告包含以下元素：
对导致事件的上下文和情况的描述；
员工在事件中的行为；
行为的后果及其更广泛的影响；
关键事件技术对于健康和安全事件（例如，每当发生事故，伤害或死亡时），绩效评估和员工培训最为有效。在后两种情况下，关键事件列出了示例性和不可接受行为的示例，这些示例可用于向员工提供反馈，或作为培训员工应该和不应该做什么的基础。
2、任务清单（TI）（任务分析）
任务清单或任务分析是作业组成的所有任务的清单。这些任务通常按其职责分组，之前我们提到过，一份工作有五到十二个职责和最多100个任务。对于每个任务，可以指示它们执行任务的频率，任务重要性和相关的难度。
上表显示了医生办公室接待员的职责之一，其他职责可能包括管理预约，管理和回答基本医疗问题。
任务清单通常是根据专家组，工作人员本身以及他们的经理的输入来创建的。任务清单对于创建工作描述，工作分类，工人培训以及检查是否符合法律要求最为有效。
3、功能工作分析（FJA）
功能性工作分析提供有关需要执行哪些工作以及成功完成工作所需的员工资格的特定信息。
FJA专注于任务，而不关注完成的事情。这是因为人们更可能同意所涉及的活动，可能需要航空公司休息室的接待员“让客人感到宾至如归”，但是有很多方法可以实现这一目标。
四、如何进行工作分析：5步模板（示例）
一定要意识到这是一个全面的过程模板。如果你通过与一个或两个工作人员交谈来进行简单而快速的工作分析，则该过程将更加快捷（以可靠性为代价），这可能已经提供了足够的信息来起草例如职位描述。
01
工作分析目的
任何工作分析的出发点都是其目的。我们为什么要进行分析？分析的目的会影响大多数工作分析设计的选择，包括预算，项目负责人和利益相关者。
工作分析的目的已在前面列出，并且可以包括创建可靠的工作描述，对员工培训进行需求分析或劳动力规划。
例如，与为创建简单的职位描述而进行的工作分析相比，为战略性员工计划目的进行的工作分析将涉及更多的高级利益相关者，更多的预算，并且花费更多的时间。
在前一种情况下，发起人很可能是高级副总裁或其他部门负责人，他们想要评估当前的人才是否能够在五年内胜任这项工作。在后一种情况下，发起人很可能是一名招聘经理，他在录用不佳之后，真的想弄清楚他们正在招聘的人的形象。
目的将影响进一步的范围，预算，以及团队，团队负责人以及外部方（如顾问公司）的参与程度。
02
工作分析方法
根据目的，选择最合适的工作分析方法。三种最常用的方法是关键事件技术，任务清单和职能工作分析。根据方法的不同，数据收集会有所不同。
建议使用本文前面显示的表格来确定最有效的工作分析技术，并将其用于影响未来的行动。
03
收集数据
数据收集和数据分析是此作业分析模板中两个最耗时的步骤。根据工作分析的目的，工作分析人员可能更喜欢其他数据收集方法。数据分析包括观察数据，访谈和问卷。
关键事件技术着重于通过访谈和来自事件相关人员的观察数据，以结构化方式收集事件数据。任务清单的重点是列出工作中执行的不同职责和任务，可以通过观察数据，访谈或结构化问卷来完成。这里的重点是创建任务列表，在这些任务上花费的时间以及任务的重要性或难度。
04
分析
分析所花费的时间取决于收集的数据。当收集大量定量数据时，报告平均得分，标准偏差，参与者人数和平均标准误差（SEM）很有用。后者与衡量结果的可靠性或准确性有关，针对特定任务的高SEM值可能会导致其他研究。
在下面的示例中，我们可以看到参与者之间对前四个任务达成了共识，但是对访客等待时间的期望管理的平均得分较低。这可能表明这不被视为核心角色的一部分。也许只有更多的高级专业人员这样做，否则它就不会被视为核心工作的一部分（它可以被视为角色外行为）。
05
影响
至关重要的最后一步是实现工作分析的预期影响，这被称为结果效度，即工作分析影响从中得出的干预措施的程度。
换句话说，工作分析是否会对人力资源管理产生实质性影响？这很难评估，但在下次进行工作分析设计选择时至关重要。
如果快速采访两名接待员能获得与全部三十名结构化研究几乎相同的高质量职位描述，则前一种方法比后者更具成本效益。不仅因为它节省了工作分析人员的时间，还因为它节省了接待员的时间，使他们可以花更多的时间来回答对讲机和欢迎客人。
工作分析是一种出色且经过充分测试的技术，在人力资源管理中占有明显的位置。确实，工作分析的良好应用将影响业务成果。
例如，全面的工作分析将导致更好的工作描述，从而导致更好的招聘决定并最终带来更高的在职绩效。它还将导致更准确的培训需求分析，进而将导致更好的正规培训，它还将提供一种更精确的方式来提供绩效管理反馈，从而带来更好的绩效。
工作分析也是一项非常耗时的技术，进行详细的工作分析将涉及填写问卷或最多采访数十个人，这是一项非常昂贵的工作。始终应该问的一个问题是，全面的工作分析在多大程度上值得这样做，同时还要考虑到工作性质的快速变化，尽管这同时可能是首先进行工作分析的原因。
总之，最好掌握工作分析的要点，无论你是经理，人力资源专业人员还是员工，对工作的深刻理解都会导致在工作或工作中做出更好，更具战略意义的决策。
