RFID智能档案管理通过在档案盒、档案袋、单页档案上粘贴RFID电子标签，进行档案信息自动采集识别，快速对档案的录入、盘点、借阅、归还、定位、安全防盗等数据采集。以RFID电子标签作为信息存储媒介载体，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用RFID读写设备，与后台数据库管理系统向配合，可以实现档案借阅、归还、查找、盘点工作全过程的信息化管理。主要应用在大型档案管理、盒装档案管理、单页档案管理、证照管理等。在档案袋粘贴RFID电子标签，同时在档案架上安装RFID读写器。在对档案进行清点时，可使用手持式RFID读写器、盘点车、盘点机等对档案进行日常盘点，便于日常查看档案具体数量和位置。以档案袋为单位，随机取出一份或几份档案袋，那么RFID读写器会将档案被取走的信息反馈给下位机及上位机，下位机上显示档案盒取出，上位机上会自动保存该档案被取出人员及取出时间，不需要人工录入。同样放入一份或几份档案袋，RFID读写器也就能完成相关信息的传递，下位机上显示档案放入，上位机上就会自动保存该档案盒在柜及位置信息。RFID(射频)实时监控智能档案管理系统在对档案实时监控、定位到本的同时也实时完成了在柜档案的盘点及数据更新。
RFID技术的档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成RFID功能的RFID标签、通道门、手持终端、发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。RFID读写设备的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;RFID手持终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。智能档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。智能档案架的出现将RFID技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大，实现了真正意义上的“数字化档案馆”。借助智能档案管理系统，通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。（图文来源于网络，侵删）
