每个管理人员都能用到的高效思考方式,切记

一米人生一米阳光 2022-11-24 01:43:12

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本文共1905字,阅读时长大约9分钟

正确的做事 VS 做正确的事

正确地做事强调选用最佳的解决方案迅速完成工作,追求效率。做正确的事强调方向或战略的决策,在最佳的时机能够投入最应该做的工作,追求效果效能。

优先做正确而重要的事情

对于企业来讲,正确地做事是保守和被动的,做正确的事是创新和积极的。尽管失误在所难免,但如果你做的是正确的事情,也不会造成致命的打击。相反的,如果你经常做错误的事情,无论你做得多么完美,对企业而言都是一场灾难。

如何辨别正确的事情?

辨别“正确的事”的常用流程

从一开始我们就要坚定信念:做正确的事会事半功倍,不要过早陷入执行细节!

做重要的事而不是紧急的事

在研究过程中发现,人们更喜欢按照下面的原则来安排工作:

1. 优先选择自己喜欢的工作;

2. 优先考虑自己熟悉的工作;

3. 优先选择容易完成的工作,然后才是困难的工作;

4. 优先选择能更快完成的工作;

5. 优先选择材料(信息、数据)齐全的工作;

6. 优先选择已经计划好的工作;

7. 先帮别人做事,然后再忙自己的事;

8. 优先选择时间紧迫的工作;

9. 优先选择有趣的工作;

10. 优先选择简单的工作,然后才是复杂的工作;

11. 优先帮朋友做事,然后再帮别人做事;

12. 做已经开始做的事,而不是还没有开始的事。

盲目优先安排看似紧迫的工作,会直接导致工作效能低下!时常花费80%以上的时间与精力处理紧急事务的低效能工作者认为:

今天必须完成的事情 -->十分紧迫

今天应该完成的事情 --> 很紧迫

今天能够完成的事情 -->不紧迫

通常情况下,很多看似紧迫的事情并不重要。比如:部门长期规划或个人体检计划,经常会因为很多类似电话会议、定期填报表格等“紧急事件”而推迟。

仔细思考下图,哪一个你愿意付出更多时间和精力?

从长远来看B应该是最佳选择,这决定我们生活质量、教育程度、工作表现、健康的身体等。

切记,永远将重要的事情放在首位,如果不知道如何开始,可以制作一个“优先工作计划表”,让你的工作有条不紊。重要工作可通过下图方式筛选。

计划重要工作的步骤

关注全局

在你尝试找出问题的症结所在,你可能会因为同时关注过多的复杂要求,而忽略你最初的目标。一旦你发现已经深陷于此,请务必记住——“退出,然后重新聚焦于整体背景、计划、目标” ,否则你会浪费很多时间。

你必须时常回答自己以下基本的问题: 我们正在做的事情能解决问题么?它是如何实现的?它是否是最重要的?古时有语:旁观者清!

持续关注目标

高效时间管理

自我测试:你能管理好自己的时间吗?

1.你是否经常长时间工作?

2.你是否经常把工作带回家?

3.你是否觉得在工作上花费时间太少?

4.你是否会因为工作没完成而产生罪恶感?

5.你是否莫名感觉到充满压力?

6.你手头是否有很多虽然不重要但一直没有解决的工作?

7.当你担任重要工作时,是否经常感到心神不宁?

8.你是否经常在办公室吃工作餐?

9.上个月你有没有忘记过重要约会?

10.你是否经常在最后一分钟才匆匆完成手上的重要工作?

11.你是不是很容易找到推迟工作交付的理由?

12.你是否经常觉得需要做点事情让自己保持忙碌状态?

13.你是否会在长假过后产生负罪感?

14.你是否读过一些与工作无关的书?

15.你是否因为一些微不足道的事情忙忙碌碌?

16.相比向前看,你是否经常沉迷于你上一次的成功或失败?

如果回答YES数量达到12个及以上的,需要特别关注并提高时间管理意识。记住,如果你不能管理好时间,那么你也管理不好任何事情。

时间管理第一步:每天制定当日工作计划!将每天的工作日程化的好处:

工作日程化好处

时间管理第二步:关于学习的建议

社会上最重要的技能是知识而不是数据,计算机能完成的唯一工作是掌握数据而不是知识。

减少累赘文件累积的有效办法:学会放弃。

当你学习新的知识时:

如果一下子就立即掌握,那就犯不着去记录;

当读过一遍后还不知道哪些知识对你有用,就把你觉得可能需要的标记出来;

当第二遍阅读后,只需要把那些对你有用,但时下用不上的知识收录。

在心理学上,保存太多的记录其实是一种焦虑的行为;

问自己:我是不是经常需要用到这些整理过的资料?

如果没有这些资料,最坏的情况是什么?

如果答案是:没有什么可担心的 。

那你为什么还花费那么多的时间和精力在此之上?

显然,整理和归类资料是个好习惯,但是如果你在上面花费了很多时间但是却收效甚微,那你为何不学着放弃?

改掉你杂乱的习惯

清理你的办公桌,养成习惯:

1.清理所有不需要的物件,只把需要完成的工作摆上台面;

2.每次只做一件事情,不要在一件工作没有完成的时候开始另一个工作;

3.完成一项任务后,清理你的桌面,然后转向下一个任务。

有些好的习惯需要坚持:

1.将不常用的书本移走;

2.检查并确保文件与分类在结构上合理;

3.把闲置的东西收起来;

4.除开工作相关的,任何你用来打发时间的书都收起来;

5.把朋友或客户的名片加以分类并收起来;

6.每天离开公司时,花几分钟时间整理你的办公桌。

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