曾经我看过一个调查:在职场中,你最害怕的事情是什么?有20%的人选择了“跟领导汇报工作”。这说明,其实汇报工作对很多人来说,是一种挑战。
有人说做得好不如说得好,这里说的好其实就是向领导汇报工作了。在这一点上,我真是深有体会。我以前一位领导,很懂得跟老板汇报工作来拉近关系,从经理升到总监,不到一年的时间。所以,不要小瞧汇报工作,这可是升职加薪的必要手段啊!
01向领导做好工作汇报的三个关键
向领导做好工作汇报,要了解他们的性格与喜好,才能有的放矢。一般来说,你需要做好三个关键了解,才能做好工作汇报:
1、最受高层管理者青睐的,是那些能够开门见山阐述观点、使用信息经过严格审查、讲述方式简洁大方的汇报者们。
2、要对高层领导进行了解——包括他们的个性、他们职位的压力、他们对于中层管理者的期望和要求——这是成功沟通的关键。
3、中层管理者描述高层领导最常用的五个词是:数据狂、毫无耐心、攻击性强、时间压力大以及十分吓人。因此要根据他们的喜好与特性来进行汇报。
02 如何做好工作汇报?
一般来说,给领导汇报工作,可以总结为四个字:来龙去脉。要让领导了解你这件事的来源,让他知道这件事你给他汇报后,结果会怎样。汇报工作,一般有结果汇报和过程汇报。结果汇报一般表明这件事已经有结果了,您只需要将这个结果告知领导即可。对于这种工作汇报,我相信很多人通过即时通讯就可以解决。在这里要探讨的是过程汇报。
过程汇报一般是你在执行的过程中遇到了难题,需要领导知道执行的过程,及听取他的解决指导意见。如果我们不懂汇报,很可能就会落下办事不力的印象。在这里,我有一个过程汇报的公式分享给大家:
现状+进度+存在困难和问题+解决的思路+未来行动计划
现状:简单讲下这项工作目前的结果是怎样,是什么样的现状了;
进度:再讲下目前的工作是否在进度中,目前的进度是否还可控等等;
存在问题和困难:这点也是你为什么要向他汇报的原因。如果这些问题和困难你能够解决,那你也就没有必要和他汇报了。所以你说的这些问题和困难,应该是你无法解决或者你拿不准要不要这样解决的;
解决的思路:关于这些问题和困难,你自己应该有自己的解决思路,并简单陈述给老板听,听取他的意见;
未来的行动计划:在征询了领导的意见后,需要你简单将你未来的行动计划告诉他,取得他的认可。领导点头,你就可以行动啦!
如果通过这次汇报,你能够把这项工作做出成绩,我相信领导对你的信任程度会大大增加。靠谱就是自然而然了。
公式练习:
跟大家分析了过程汇报的公式,接下来,针对这个公式,我们来举个简单的例子。让大家更容易明白。
假如你手头上正在做营销人员任职资格的项目。按照之前的计划,你已经把任职资格认证的笔试环节弄完了,接下来是要做任职资格认证的答辩环节。但是在这个环节中,你遇到困难。所以你要向领导汇报这项工作。
你可以这样说:
按照之前的计划,我们组织了任职资格认证。目前经过大家的努力,我们已经把笔试环节弄完了。现在是准备答辩环节。(现状+进度)
在这个环节里,我们遇到了一些困难:1.公司营销人员分布在全国各地,他们该通过怎样的方式进行答辩;2.答辩的评委怎么确定?(存在问题和困难)
我觉得可以这样来解决这些问题,不知道领导是否同意:1.要么通过视频来答辩,要么在营销人员回总部开年终会议的时候,统一安排几天时间答辩;2.评委应该要包括员工的直接上级、间接上级、外部专家,老板您有空的话,也可以参加。(你的解决思路)
接下来,和领导确定最终结果后,简单讲下你未来的行动计划。
当然,这个过程肯定是你和领导互动的过程。但是如果能够按照这个公式的方向来汇报工作的话,我相信会取得一个很好的效果。
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03 关于汇报工作的注意事项
1、要及时汇报。领导有时很忙,所以他们基本上不会主动问你的工作进展,但是他们会知道有这些事。你不要以为他不问就没事,这时恰恰是考验你的时候。如果你能够及时汇报相关工作进展,他对你的好印象会大大加深。如果你没有这种意识,等他问你的时候,所有的一切都迟了。相信升职加薪永远不会有你的份。
2、要在领导开心的时候汇报。领导也会有不开心的时候。例如他可能在外面被客户拒绝了。所以在汇报之前,也要学会察言观色。不要撞在领导不开心的枪口下,成为他不开心的替死鬼。
3、汇报要分巨细。不是所有的事情都要跑去和领导汇报。因为领导时间非常少,只有那些你确实解决不了并且非常重要的事情,才有必须汇报。
4、注意汇报周期。如果能够做到随时和领导沟通,那他对你已经很信任了。但如果你们之间还存在隔阂,最好保持一周正式汇报一次的间隔,除非事情非常紧急。