总则为维护公司的进出口业务的顺利开展，规范进出口业务单证的存档管理，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制订本制度。单证管理第二条 一般贸易项下出口单证管理规则
按出运批次归档；每一套单证附上《出口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期等信息；存档内容：出口报关资料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证书、核销单），出口议付资料（包括出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）等；按照合同号顺序制作出口合同台账以及出口明细；第三条 一般贸易项下的进口单证管理规则
按进口批次归档；每一套单证附上《进口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：供应商名称、发票号、制单人、客户名称、货代单位等信息；存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；按供应商分类归档。第四条 工作制度
每一项业务操作完毕，操作员应于一周内按照本制度将相关的单证整理齐全，并交由公司档案管理部门（或专门负责档案管理的人员）。档案管理部门（或档案管理人员）于每月末对留档的单证进行全面、系统地检查，如发现单证欠缺的，应及时通知相关业务人员或操作员补充；业务部门负责人不定期抽查留档资料是否合格；本制度规定的相关单证自进出口报关日期起保管五年，超过五年的单证如需销毁，应经公司总经理批准。海关查阅资料时，档案管理部门（或档案管理人员）应积极配合；人员调动时，应做好书面交接工作，不得将单证擅自外带；单证管理要求适用公司《保密制度》。第三章 附则
第五条 对违反本制度的行为，公司按照严重违反规章制度进行处理。需要进行责任认定和责任追究的，由上级主管部门按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。构成违法犯罪的，由公司移交司法机关处理。
第六条 本制度由总经理办公室负责解释和修订。
第七条 本制度自【】年【】月【】日起生效实施。
山西 太原 常律师 关键词：
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