现代呼叫中心(CallCenter)作为企业与客户沟通的桥梁以及提供服务的通道,它集成了多种先进技术以提高服务效率与客户满意度。本文主要整理了现代呼叫中心中IVR、ACD、DID以及DOD。
还是和以前一样,我们先来一张简化的呼叫中心呼入和外呼的主要场景流程图,以便将上述概念串起来。
现代外呼中心涉及到的IVR,ACD,DID,DOD
有了上面的全局了解,我们再分别了解下DID,DOD, IVR,ACD这些。
1)DID概念:Direct Inward Dialing”(简称 DID)是电信领域的一个术语,指的是一种电话服务,允许外部呼叫者直接拨打到企业内部的特定分机号码,DID 是企业电话系统中的一个重要功能,特别是在呼叫中心和大型企业中广泛使用。在实际应用场景中会涉及到配置DID 号码,DID号码是商务电话号码。它直接路由到公司电话网络内的特定电话或用户。
技术实现:从技术实现角度来看,DID 号码可以通过 SIP 中继与 PBX 集成,然后根据拨打的号码路由呼叫。这里的无缝集成使拨打 DID 号码的电话可以直接连接到 VoIP 桌面电话或软电话,从而使 DID 成为现代商业电话网络的重要应用。
优点:DID 号码允许客户直接呼叫到特定客服,客户来电可以绕过 IVR 菜单和队列,这样不仅可减少等待还可以拨打一直和自己对接的指定客服来改善客户体验,对于需要快速响应时间的环境(例如客户服务中心)是比较重要的一个应用场景。
缺点:企业需要意识并想办法管理潜在的安全风险,例如:外部电话诈骗,身份盗窃,通话窃听和商业泄密。
2)DOD概念:Direct Outward Dialing (对外直接呼叫)在呼叫中心和大型企业中广泛使用。它允许企业内部的分机直接拨打外部电话号码。
现代呼叫中心中DOD是通信运营商(包含提供中继服务)的一项服务,允许分机用户通过公司内部的专用交换机 (PBX) 系统直接向外线打电话。DOD经常和直接向内拨号(DID)一起使用。
技术实现:DOD服务需要与公司的PBX系统集成,确保内部用户可以直接从分机上拨打外部电话,电话公司或通信运营商提供一定数量的物理电话线(称为主干线),这些线路用于连接公司内部PBX系统与外部电话网络。
公司内部每个分机都会被分配一个唯一的号码,同时系统需要配置哪些号码具有DOD权限
优点:员工可以直接拨打外部客户或供应商的电话,提高沟通效率。除了实时语音连接外,DOD系统还可以用于传真、拨号网络和语音邮件等通信服务。
缺点:DOD服务允许内部用户直接拨打外部电话,这可能会带来一定的安全风险。例如,恶意员工可能会利用DOD服务进行骚扰电话、虚假宣传,诈骗电话等不法行为,从而损害公司的声誉和利益。
随着通信技术的不断发展和法律法规的不断完善,公司需要确保DOD服务的使用符合相关的法律法规和监管要求。如果公司未能遵守相关规定,可能会面临法律风险和处罚。
3)IVR概念:Interactive Voice Response (IVR),一种自动化电话系统,允许呼叫者通过语音提示和按键选择来导航到特定的分机或部门,通过将呼叫中心和客户服务系统紧密集成,企业可以将其用于自动化处理大量来电
技术实现:IVR主要采用VOIP,电话交换机,WebRtc,语音识别,语音合成,呼叫分配等技术实现。基本流程如下:用户拨打IVR电话系统的号码,电话交换机将电话连接到IVR系统;IVR系统播放预先录制的语音提示,引导用户进行操作;用户根据语音提示进行语音输入或按键选择;IVR系统根据用户的输入,查询数据库并提供相应的服务或信息;最后,通过语音合成技术将结果转化为语音传递给用户
优点: 降低人工客服成本的同时提高企业对客户的服务水平,可以达到7X24小时不间断服务。通过IVR过滤大量能够自动被机器服务的咨询和服务需求,仅将一些复杂问题,疑难问题转到人工服务。另外IVR具备标准化,不会有情绪,可以不断调试,升级,确保服务质量不断优化。
缺点:IVR如果层级过多则用户体验下降,另外涉及到的语音识别等技术导致无法处理一些方言等特殊群体。另外黑客可能会利用系统漏洞进行攻击或窃取用户信息。因此,企业需要加强IVR系统的安全防护措施以确保企业运营数据和用户信息的安全。
4)ACD概念:Automatic Call Distribution (ACD),一种电话系统功能,自动将来电分配给特定的座席或部门,通常基于预定义的规则或算法,目标是提高客户服务的质量和效率,减少客户等待同时减少客服空闲并提升分配的合理性。
在呼叫中心,ACD用于优化呼叫处理和座席利用率,需要考虑包括不限于下列因素:客服的上线状态,繁忙程度,技能组,组织结构,排班时间等等
技术实现:ACD一般基于程控交换技术,智能路由算法,集成与协作技术,实时监控与调整技术实现。主要工作流程:呼叫接入->智能分析->路由分配->呼叫处理->实时监控与调整->数据分析与报告
优点:因为涉及到智能分配和动态调整, ACD系统在提升呼叫中心服务效率、优化客户体验、增强企业运营管理能力等方面具有显著优点。对于希望在竞争中脱颖而出的企业来说,部署一个高效的ACD系统是提升客户满意度和业务绩效的关键一步
缺点:技术复杂性较高,增加成本,配置和维护相对复杂,需要专业的技术人员进行操作。 另外也依赖人工客服组织和管理的运营水平,如果人工客服团队表现不佳,即使ACD系统再先进,也无法完全保证客户满意度的提升。
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