身在职场,汇报是最为常见的场景了。公司里小到实习生、助理,大到总监、副总裁,甚至CEO也要经常面临汇报的情景。如何做好汇报,是每个职场人的必修课。
很多人对于工作汇报是比较纠结的:一方面知道汇报的重要性,搞好了会在上级和老板那里获得好的评价,有利于职业发展;另一方面,却经常在汇报上“栽跟头”,以至于每次提到汇报就头疼,生怕又出了问题。
在众多的汇报情景中,多数人只知道“官越大,越重视”。比如向直属上级汇报,多数情况下会相对轻松和随意一些;而如果面对老板或是高管,那么就会相对拘谨和严肃一些。
但是,不知道你们有没有注意到这里面的问题,对于气氛的把握的确会在汇报效果上有所影响,但决定汇报对象满意与否的,往往并不是这些。
一场成功的汇报,是要把对方最想听、最关键的重点清晰地传递过去,并对他们感兴趣的细节进行解释。所以,在汇报工作时,清晰的逻辑是至关重要的,相信这一点无须多言。
但除了逻辑之外,还有一个关键的因素经常被我们忽视,就是汇报对象的性别。
男老板总是对男性下属的汇报更为满意这个结论具备一定的参考价值,在解释原因之前,我们先来看个例子。
1、男员工小郭向男老板汇报工作时
小郭:A公司采购的培训系统,上周五已经交付完毕,客户反馈很满意。“
老板:嗯,很棒!
小郭:对方的负责人反馈,我们赠送的线上课程种类齐全,他们较为满意。不过因为他们是销售型公司,里面的一部分课程不太适用于他们,想让我们后续有针对性地为他们做一些个性化课程 方案。我觉得这个是可行的,毕竟针对他们做销售类的课程打包方案,一来可以提升他们的满意度为以后续约和扩展销售做铺垫;二来,也可以将它们作为同类客户的标杆,做试点。
老板:你这个想法还不错,有具体建议吗?我们现在赠送客户的课程是对我们来说,成本上最为节省的,如果单独做销售方向的课程,成本可以控制住吗?
小郭:是的,销售课程一来是比较贵,二来市面上的课程很多需要花精力鉴别和对比,肯定要综合考虑的。根据目前我们手里的资源,我做出了两版方案并注明了优劣势对比,还请您过目。
小郭说完,就顺势把资料递给了老板。
2、女员工小娜向男老板汇报工作
小娜:A公司采购的培训系统,上周五已经交付完毕。前端、后台、课程已经全部完成,对方有4位领导参加系统上线会,都表示很满意。对于我们赠送的线上课程,也是在专业度和性价比上给了很高评价。不过他们建议,将课程包里的一部分课程换掉,因为他们用不上。
老板:所以客户方是觉得我们匹配的课程不符合需求,对吗?
小娜:不是,他们对于我们的服务及需求满足上还是很满意的。只是,他们是销售型公司,我们 的一些财务、技术等课程他们用不上。这样既消耗了公司成本,对他们来说又没什么用,我们完全可以优化一下。我计算过了,优化完之后我们可以省下10%的成本。
老板:成本是省下了,但是客户方花了同样的费用,岂不是会说我们不地道?
小娜:是的,所以我还加了一些人工服务在里面,比如帮助他们维护课程等等。昨天我已经把方案发到您的邮箱里了,我还以为您已经收到了。
老板:我每天好几百封邮件,你觉得我能记起来你说的是什么吗?
3、小结一下
不知道你们是否看出区别了?
小郭的汇报方式,是一个金字塔结构,一次一个重点,说出去之后看老板反应,如果需要的话再补上细节。
而小娜的汇报方式则是漏斗型的,把工作的过程和细节全盘托出,再根据对方的反应判断对方关注的点是什么,也就是那些“漏”到老板耳朵里的信息。
这两段场景就体现出了男性和女性沟通时的特点:男性谈话较为注重结果,女性更加关注人际关系与情感联结。
所以男性更加直奔主题的汇报,而女性则是试图营造一个和谐的环境,照顾好对方的感受,担心对方听不懂。
这么一看,小郭和小娜的沟通方式都没有问题,但为什么老板对两个人的态度却这么大呢?让我们不仅为小娜感到委屈,甚至觉得老板好过分啊。
男性和女性的特质不同,思考方式也有区别其实,男性和女性的沟通模式,和他们的大脑结构与人类进化的历程有关。我们的祖先,男性多是在外打猎的,这就要求他们的视野范围要比较狭窄,以方便瞄准猎物。
同时,人类大脑中有一个结构叫做胼胝体,用来连接左右脑。男性的此结构比女性的要薄,所以在串联左右脑功能时,速度比较慢。
正是由于这两个特质,男性更擅长一次做一件事,而女性则可以一心多用。这就是为什么男性一旦打起游戏,就会忘乎所以听不到你讲话,或是听到你讲话但根本不知道你说什么的原因。而女性,则可以边带孩子边炒菜,还能和闺蜜通着视频电话。
所以,当小郭每次只说一件事的时候,老板就会跟着他的节奏走。而小郭也可以在老板的反馈中,看到他对工作关注的侧重点,以此决定下一步的沟通方向。
而小娜则是一股脑地说出好几个信息,由于男性老板不擅长同时处理多个信息,就只注意到了小娜一段话的最后一句。一来造成了信息丢失,二来也让老板误解了小娜的本意。
同时,男性和女性的思考方式也有区别。从两个例子中我们也能看出,男性思考问题是“一条道跑到黑”式的线性思维;而女性则是“条条大道通罗马”的网状思维,发散性较强,话题之间的关联性也会比较低。小娜在第二段对话里,从客户满意度,跳到客户业务类型,又跳到公司成本,让人无法确定核心重点是什么。
沟通时不要因为专注于内容,忽略了生理差异从上面的例子可以看出来,男性和女性在获取和加工信息上,都有自己的特点和优势。相信小娜和小郭如果向一位女性上司汇报同样的内容,那上司很有可能对小娜更满意,毕竟她们思考问题的方式更相似。
所以,我们不仅是在汇报工作这一个场景下,而是要在各种沟通场景下,都要考虑性别差异。因为我们有太多的个人经验,在沟通时往往会从自己的经验出发去理解对方。
这样的结果就是,异性间沟通,也以为对方和自己的思维方式相同,难免产生误会。而这种误会随着思维方式的不同,则会越来越严重。
所以说,“见人说人话,见鬼说鬼话”还是有道理的。当然,不要曲解我的意思哦!