严谨务实,带不来高效,因为你缺少方法论,完成目标只能靠这4点

孤竹客 2020-03-19 19:14:53

疫情过后,各地的朋友都陆续上班了,生活也基本恢复常态了,相信这段时间不少朋友都体验了在家办公的乐趣。上班以后和同事们也聊过这个话题,在家办公和在办公室办公有啥不同,最后大家得出共同的结论,还是在办公室办公更高效,因为在家里各种干扰更多,而且这种干扰都是自己不自觉间造成的,导致效率更低,今天就想和大家聊一聊工作效率这件事。

配图来自网络

疫情期间宅在家里,实在闲来无事,就想看看书,但是书店是没法去了,网上购书也存在快递运输的问题,非常时期的各种“奢求”都只好作罢,在自己读过的书堆了翻了半天,也没有感兴趣的,想想现在连读本书都成了奢求,没有新书,读过的也要看一下,于是我找出了一本《行动派手帐指南》。

配图来自网络

这本书我经常拿来过渡,没有新书或者好书的情况下,用来打发时间,这本书是13位手帐达人共同编著,主要介绍如何记手帐,不同类型手帐的应用,通俗讲就是记笔记,各类笔记都适用,教人们如何高效利用手帐,如何记手帐,如何排版布局,以及手帐后期的拍摄,图文并茂,干货满满。

书中有一句话令我印象深刻:“手帐是工具,并不是目的,当记录和规划已经变成一种生活习惯之后,你会发现自己对生活更有掌控感和安全感”。

现在又拿起了这本书,想起自己在家办公的这段时间,确实很难集中精力做一件事,因为身边的事情太多了,在办公室的时候,生活的琐事离你远,只能做办公室的工作,现在好了,这些东西就摆在眼前--洗衣机一堆衣服待洗,中午的饭还要做,菜还没有买等等,都是导致办公效率低下的原因。

配图来自网络

在家办公,家里的环境比办公室要优越很多,电脑椅做累了,可以去沙发,随便来个“葛优躺”,就手玩玩微信,刷一下微博,再不行去床上躺一会,来个小憩,这些都没人干涉你,因为缺少了上司“苛刻”的眼神,也没有了同事“鄙视”的目光,也就更加任性起来,殊不知这些细微的举动就使一天的工作成果泡汤了。

高效快捷是我们每个职场人都追求的目标,时间与高效之间的矛盾有时很难搞清楚,下面我想从以下的工作流程入手提高工作效率:

配图来自网络

一、收集细化工作任务,使之条理化、时间化

把你这一天中的所有工作集中收集起来,做出一个计划表,包括开会、打电话、发电子邮件,把一些临时事件或特事特办的单独标注,穿插在一天的某个时段,按照时间顺序排列起来,并严格执行,这样会使你做起事来更加从容和游刃有余。

二、调整工作任务,分出轻重缓急

一般人对时间的管理,无非是把重要的事情和不重要的事情分开而已,只在这两个维度空间展开工作,我觉得有些不妥,因为不管重要的和不重要的你都要去做,把一些不重要的工作交给其他人,看起来很省心,但有时更操心,有些新人或刚入职的“小白”,你指望他们给你拿出称心如意的成果恐怕很难,所以不如自己做。

配图来自网络

要想自己做的话,我想就应该把工作再细化一下,参考史蒂芬.柯维在《高效能人士的七个习惯》中时间管理矩阵原理,把工作细化为:重要而又紧急的任务、重要不紧急的任务、紧急不重要的任务、日常化的任务、碎片化的任务五类

1、重要而又紧急的任务(红色标记):

这个工作要马上办,不能耽误,否则会影响到其他的部门,比如领导通知开会,或在特定的时间去接人。。

2、重要不紧急的任务(橙色标记):

有些事很重要,不能忘记,但不是马上就办的,形成预防新措施,做成备忘录。

‍配图来自网络

3、紧急不重要的任务(黄色标记):

紧急但不重要的事,合理安排,在第一时间争取完成,比如接待访客、电话、会议之类的,以免耽误其他的工作。

4、日常化的任务(绿色标记):

每天都做的事情或者重复性的工作,保持正常的工作节奏就可以。

5、碎片化的任务(蓝色标记):

碎片化的工作最好集中做,比如取快递、发快递、买咖啡或者网购,要合理安排时间,争取利用这段时间把所有碎片化的工作都做好,否则的话就会因为控制不好时间和节奏,是大量的时间白白浪费。

配图来自网络

三、杜绝“趋利避害”,使工作真正实现高效

输出就是产出,是检验我们劳动成果的时候了,以上做了那么多基础性工作,我们把时间表排得那么细,把时间那么精细化,就是为了看到最好的结果,看看我们的执行力如何。

我们人类都是“趋利避害”的动物,几乎无一幸免,所以人的自律尤为重要,有些时候我们自己都会给自己找理由,编借口,“自欺欺人”,“我忙了这么半天了,够累的了,可以坐下来休息了,自己又不是上足发条的机器,玩玩手机,聊聊微信放松一下怎么了”,我们每个人都想追求舒适的生活状态,而对于痛苦,恐怕没有几个主动乐于接受的。

配图来自网络

所以有些时候尽管我们不看电视,也习惯性地把电视打开,而我们本人则在屋里东一下西一下的来会晃荡,这时候的电视,其实就是我们逃避痛苦的借口。这个时候自己要坐下来想一想,你究竟在回避什么,难道仅仅是为了一篇写不下去的工作报告吗?显然不是,因为这个工作你无法逃避,必须要面对的,其实真正逃离的原因是动机和能力,动机就是兴趣,没有兴趣你才想逃,没有能力你才想逃。

四、定期整理复盘,善于总结发现,调整工作状态

赖德·卡罗尔在《子弹笔记》重点强调了复盘追踪的重要性,复盘就是总结,回顾下一天中的工作,哪里做的不好,哪里自己觉得有成就感,这样的复盘对于自己的成长是至关重要的。对于一天中接触的人或事,要有所感悟,有所启发。

配图来自网络

养成一个好习惯,要经年累月地复盘,每一天,每一个月,每一年,让自己在职场中实现工作自由,我们辛苦地工作,不是要给自己增加更大的工作砝码,而是要通过上述的方法来调整自己的工作状态,使自己有真正的时间去陪陪家人。

最后的话

人生在世几十年,也只有在老的时候,你才能恍然大悟:“哦,我原来只是个普通人”,在茫茫人海当中显得那么微不足道,如同一粒尘埃,当你消失的时候,没人会记得你。然而即便这样,我们依然可以活的精彩,依然可以让我们的生活有闪光点。

0 阅读:1
孤竹客

孤竹客

评说世间万象,展示人间百态