各部室、车间、工段、：
目前公司各部室各种行文不太规范，拟稿人是谁？哪个部门提出的，哪位领导签发的，发至何处？不清楚、所以常有文件重复、自相矛盾的现象发生，有的内容不准确，甚至是错误的，不少还存在未经公司领导批准的文件在行走，造成执行人和部门无可适从，也追溯不了。为此，对公司的行文特作如下规定：
1、行文程序是：a.拟稿人签名；b.拟稿单位领导签字；c.相关部门会签；d.核稿。一般是办公室核查文意、修辞、编号；e.公司领导签发。
2、行文的首页使用公司编号的红字函头纸打印或印刷，文末盖公司章。发至各单位要其执行的或外送文件，都应该是红头文，不能使用复印件。
3、各单位行文编号，办公室为万电办字〔2000]第××号。品管部为品字、生产计划部为生字、设备部为设字、进出口部为出字、市场部为销字、财务部为财字，供应部为供字、技术部为技字。
4、各部门车间工段之间有必要文字沟通的可以打印、手写便条，视作便函，不作公司执行效力的形式处理，除办公室外任何部门都不得公开以本单位名义发公告或通知，必要的可通过办公室以公司名义召示。
5、文末还得有标明本行文的主题词。
6、正式行文的底稿和正文要留底，保存在办公室文书档案备查。
