在职场上最重要的不是会干，是会说。这个说不是瞎侃，不是闲聊，更不是骂街，是或说或写的系统思维、逻辑表达和快速反应能力，它是个人综合素质的外在表现。我见到过很多职场人士，能把事做好但不知道如何向领导汇报，还有的人对写报告之类的文字材料工作避之不及，结果做了事最后成了别人去汇报成果。职场人士专业能力之外最重要的就是表达能力，所以任何人都要补上这一“短板”。下面分享一些我的浅显看法供大家参考，无论是写报告、打请示，还是口头汇报工作，都可以按如下格式来：

第一部分，写事情的基本情况，或者叫背景。这部分主要是写静态的情况，比如事物、项目、任务的概况，或者写汇报者参与前（接受该任务前）已经发生的那一部分事实。

要记住，这一部分并不需要穷尽所有事实，这一部分情况（包括第二部分）选取的材料都要为汇报者的目的服务，不能什么都说，多了上级看着烦，感觉没有重点。

当然也要反映事物的全貌，并且只要写进去的就一定要核实过，对于自己拿不准的或者一时半会儿无法核实的内容宁愿不写，否则难以自圆其说。只要你的材料存在一处谬误，那么在领导眼里可能整个材料都难以取信。

第二部分，写关于这件事情的推进情况。主要是动态表现在汇报者的作用下完成了什么，取得了什么成果，有什么进展和变化。这是展示汇报者工作成绩的好时候，可以点一下自己的亮点工作，把领导可能关心的点要做回答——比如领导可能想知道我们是否核实过现场情况，是否和某关键部门对接过，是否收集过哪些信息。

在这一部分对领导可能关心的问题提前做一个回答，如果在写的过程中发现自己哪些该做而没做的事情，最好补上这一课再交材料，否则容易挨骂，说汇报者基础工作没做扎实。当然也不能一味地罗列自己的工作，还是那句话，主要看这些工作对矛盾的呈现、建议的提出有没有帮助。领导最想看的并不是这一部分。

要注意一个情况，最好是把参与该项工作的相关单位或人员也一并点一下，不然别人看到你的汇报材料会说你“贪功”、“吃独食”，以后会没有朋友的。

第三部分，写存在的问题。对于自己的主张要明确地写，对于问题对方的意见，要尽量用转述式的语言来写。比如“XX单位提出”，就是说明这是他的意思，我只是转述，假如以后这个观点明显是强辞夺理、是错的、或者是低级错误，我也只是引用对方的意见，不代表赞成对方，更不是站在对方的角度说话。

对于不好言明是自己的主张的意见，可以写“参建各方认为”“与会者均认为”（有点裹挟的意味），即这是参与研究的各方共同的意见，我只是呈报给领导，即使意见不正确也可以用“法不责众”来“脱罪免责”。

这一部分可以根据情况加入分析、对比，特别是有多个方案的情况下，或者分析对方方案、己方方案的优劣对比。通过数据的计算分析、不同方案后果的推断，为后续的建议打下基础。

第四部分，写汇报者的建议。这是最重要的部分，也就是汇报者真正的目的所在，前面的三个部分都铺垫，这里才是“图穷匕现”的时候。

建议要针对问题来写——所以汇报、请示其实是一个层层递进的有逻辑关系的材料——一个问题可以有多个建议，或者多个问题有多个建议。

如果建议是请领导做选择题的，比如选择哪个方案以便下一步工作推进，就应该明确的建议按哪个方案执行。如果建议是提出多个工作建议给领导签发后便于相关单位执行的，就应该一、二、三将自己不能解决的问题提出由谁来协调解决的意见。

在这一部分，有时候可能要末尾写上“下一步计划做什么什么”之类的，主要是体现汇报者对下一步工作已经有安排、对该项工作的用心和重视。

总的来讲，汇报、请示或报告可以有以上的四部分，但实际操作中不一定非得写这四部分。反正就是“三段论”，第一段写基本情况，工作推进情况（前期研究情况）、方案分析对比可以与之合并或分开单列；第二段写存在问题，这里可以把工作建议合并或分开；第三段写工作建议或者下一步工作计划。最后一定要加上各种附件，才是一个完整的文件。