职场中存在一个心照不宣的潜规则：效率高就意味着工作不饱和。因此，在上班时，我养成了能磨蹭就绝不麻利的“好习惯”。如今自己创业，当然是赚钱要紧。为了提高效率，我开启了多任务模式，一边写稿，一边剪辑，还要与甲方扯皮，同时拉长工作时间，能多干半小时绝不早睡一分钟。结果，我成功地让自己的效率降低了一档，我都不知道自己是怎么做到看似忙碌，实则无所事事的。
大家好，欢迎回到暗道修仙，今天我们来聊一聊大家普遍容易陷入的低效误区，以及如何用偷懒的方式让效率翻一番，让世界多一倍。
同时处理多项任务可行吗？实际上，大脑无法同时处理多个任务，只能一个一个来。例如，同时做 A 和 B 两件事，也是先处理 A，再处理 B，然后又回过头来处理 A，这与先完成 A 再做 B 本质上没有区别。这并不是大脑不给力，而是注意力存在两个缺点：首先是带宽不足，同一时间只能允许少量信息进入大脑，一旦超出负荷，就必须清除之前的信息，然后重新写入。就像你的电脑配置再高，但内存只有 2G，玩游戏时也会着急。其次是切换困难，当我们不断切换任务时，比如从 A 切换到 B，会残留一部分 A，继续占用我们的脑力资源，导致处理 B 的资源减少，这被称为注意残留。因此，理论上每次切换效率都会降低一些，而且大脑切换任务也需要消耗能量，并不比专注时低。切换的次数越多，浪费的能量就越多。就像我妈妈常说的，空调一开一关也费电，所以别开了。
那么，死磕时间能弥补低效吗？你会发现，专注一分钟很容易，但要专注一个小时就困难了。注意力系统由四个部分组成：中央执行模式、神游模式、过滤机制和切换机制。专注于一件事，实际上是开启了中央执行模式，此时过滤机制也在工作，防止外界信息的干扰，抑制与当前任务无关的思维活动。随着时间的推移，过滤机制的效果会减弱，一些动静和念头会不由自主地进入大脑，中央执行模式变成了神游模式，也就是俗称的走神。如果将大脑处理任务的过程比作工厂生产，那么提高效率的方法就很明显了。大脑是工厂，注意力是大门，要做的事是输送原材料的车辆。要提高效率，我们可以从以下四个方面考虑：
第一，调整大门的进出机制，只让原材料车辆进出。
第二，安排人员疏导交通，让大车、陌生车也能顺利进入。
第三，统计每辆车的货量和速度，规划各自的进出时间。
第四，定期检修工厂设备，保持高效生产力。
只要一项任务需要有意识的思维活动，都要经过理解、存储、调取和决策五个步骤，每个步骤都需要大量调用前额叶皮质，同时也会消耗大量的注意力等脑力资源。这就是为什么我们一上午都坐在工位或教室里，一动不动，下午还是会犯困。
因此，优化注意力的第一个方法是减少耗能，能不用就不用，能少用就不多用。在工厂大门张贴告示，只允许输送原材料的车辆进入，其他闲杂车辆不得进入。我们也会发现，即使我们没有在工作或学习，手机消息、娱乐节目、商业广告也在不断抢夺我们的注意力。由于生物进化和我们的注意力资源有限，无法跟上信息爆炸的速度，所以我们不能雨露均沾，而应合理分配。关闭手机弹窗消息，浏览新闻时不带入情绪，看到广告时不纠结是否需要，并不是完全屏蔽这些信息，只是少浏览、浅浏览，因为无处不在的被动关注才是注意力的最大黑洞。
你可能会疑惑，刷手机不是休息吗？其实，刷手机时大脑处于神游模式，这种漫无目的的状态耗能极高，占大脑总耗能的 60%至 80%，甚至比专注时还高。这就相当于你什么都没干，大脑却在高速空转。
第二个方法是注意力外包，将一部分注意力转移出去，为大脑减负。就像老板的秘书、明星的经纪人一样，我们只需要将待办事项记录下来。当你有很多事情要做时，你去做其中一件，就会发现其他事情会不时地干扰你，这就是侵入式思维，因此很难保持百分之百的专注。现在，把这些任务写下来，它们就不再占用你的脑力资源，既排除了侵入式思维的干扰，又释放了有限的脑力空间，效率自然就提高了。此外，这也是我们后面要提到的时间统筹的基础。这里先卖个关子。
当遇到比较复杂或需要创造力的工作时，效率就不是我们能控制的了。就像工厂来了一些大型车、陌生车，它们难以进入小门和小路。虽然增加知识储备可以解决问题，但学习知识毕竟是一个长期积累的过程，破门修路至少需要十天半月。如果要立即解决当前问题，我们就得寻找捷径，安排一名指挥员疏导交通，使其有序进入。在书中，这被称为训练信息素养，即面对一个问题，你不需要学会所有相关知识，而是要有快速获取和运用知识的能力。
例如，在谷歌面试中，员工经常会被问到一些奇怪的问题，比如帝国大厦的重量是多少。我们总不能先去学习建筑学知识，再去测量帝国大厦吧？所以，他们的目的不是答案，而是解题思路，即明确需要获取哪些关键信息，这就是信息素养。其关键在于学会发现并使用有效工具，及时打破信息差。以前，当我写作思维枯竭时，只能坐着干耗，而且越着急越写不出来。但使用 AI 后，我发现自己走了太多弯路，很多问题都有一步到位的捷径，通过搜索就能立即得到想要的答案。对于那些超出认知范围、需要创造性思维或自己做太耗时的事情，都可以交给 AI。我们只需要判断获取信息的相关性和专业性，然后在此基础上形成自己的方案。
当具备一定的信息素养后，你会发现它就像杠杆一样，原本困难的事情也能轻松应对，而且效率很高。
那么，时间统筹应该怎么做呢？首先，给大家介绍一位大神——柳比歇夫。他有多厉害呢？他一生发表了 70 多部学术著作，包括分散分析、生物分类学、昆虫学、农业遗传学、进化论等各种论文和专著，还收集了 500 多枚印章，相当于 12500 页打字稿，收集了 13000 只昆虫标本，一个人收集的材料是整个动物研究所的 5 倍。此外，他还利用业余时间自学了英语、俄语和法语。这怎么可能呢？我甚至怀疑这位老爷子是不是不吃饭、不睡觉，不停地工作。但事实上，他每天睡 10 个小时，心情好的时候还会去看戏剧、听音乐会。而这一切都得益于他独特的时间统筹方法。
与其他时间管理方法不同，柳比歇夫的方法只有三步：记录、总结和决策。记录就是前面提到的清单。不过，除了要做的事情，还要记录完成情况和所用的时长。不要小看这个流水账，使用后你会发现，这才是真正的时间管理，而不是让时间来管理你。什么时候做、做多久都由你决定，你掌握了主动权。
记录的目的是为了总结。柳比歇夫每周、每月、每年都会对每天的时间记录进行总结，然后根据任务性质进行分类，比如整体分为工作和休息，工作又分为主线和支线，最后再对重点工作进行细分。整理完后，他就知道哪些事情花费的时间较多，哪些事情效率较低，以此作为参考进行时间优化。
决策是根据总结分析的结果，得出最高效、最适合自己的行为准则。柳比歇夫会根据各种事情的特征见缝插针，比如散步时捕捉昆虫，在无聊的会议上算数学题，出差前提前寄出大部头的书籍。感觉他把所有的时间都利用到了极致，而且完全沉浸在自己的世界里，不紧不慢却效率奇高。
用这种方法来管理时间，我们就不用被时间追着跑，而是可以根据自己的习惯和效率来分配任务和时间，最后再根据实际情况慢慢优化。大脑比较“吃软不吃硬”，这种循序渐进的方法更容易被它接受，也更容易坚持下来，形成习惯。
这里的深度休息不是指休息身体，而是休息大脑，更具体地说，是休息前额叶皮质。前面也提到，有意识的思维活动会大量使用前额叶皮质，所以只有让它深度休息，才能真正恢复状态，保持高效。这里有两个方法：
第一个是心流活动。心流是指一个人高度专注于某件事时的心理状态，比如你打游戏过于投入，以为只过了一会儿，结果抬头一看，天都黑了。心理学家发现，在心流状态下，前额叶皮质的大部分活动会停止，只保留一小部分专注于当下，所以耗能很低。此外，在心流过程中，大脑会分泌多巴胺、内啡肽、去甲肾上腺素等激素，有助于提升状态。生活中容易带来心流体验的有三类：竞技类，如下棋、打游戏或一些竞技类运动；创造类，如作曲、绘画、舞蹈、写作；眩晕类，如游乐场里的一些刺激项目，如过山车、大摆锤等。你可以选择适合自己的活动。为了更容易进入心流状态，这些方法最好符合以下几个原则：一是自己感兴趣的；二是开始前先清除一些干扰，如手机铃声；三是有一定的挑战性，但又不至于太难；四是不要太耗费体力，以免大脑恢复了，身体却累了。
第二个是正念呼吸。正念可以开启大脑的低耗能模式，还能帮助你减轻压力，提高专注力和记忆力。有些小伙伴可能会觉得困难，我们只需要借助一句话：找个舒服的姿势坐着或躺着，把注意力集中在平稳的呼吸上，如果走神了，就以呼吸为锚点，在心里默数呼吸的次数，把思绪拉回来。每次 5 至 10 分钟即可。刚开始可能坐不住，多试几次就习惯了。不过要注意，最好每天在同一时间、同一地点进行，这样大脑适应得更快。
有时候我也会想，我为什么要追求效率呢？又不是给别人打工，也没人催我赶进度。后来我发现，提高效率不是为了做更多的事情，挣更多的钱，而是在完成必要的工作后，还有足够的时间让自己慢下来，去放松自己，去陪伴家人，去享受生活。所以，提高效率不是为了快，而是为了慢，快只是过程，慢才是目的。当我们没有时间和精力去体验慢的时候，再快也没有意义。
最后，希望大家都能高效一点，也能慢一点。
