凭什么同样的工作别人有时间摸鱼，你却要天天加班？那是因为你没找对方法，症结就在“效率”二字上！

效率，就是对的事情重复做，重复的事情快速做。

怎么提高工作效率？

以下是工作中的一些思考复盘，有来自自己的，也有外观他人的，分享提高效率的三点建议，有针对初入职场的新人的，也有针对中高层管理者的，总之，希望对你有所帮助。

说起来低效工作的例子在职场中比比皆是，但如果我们仔细梳理一番，就会发现许多现象都存在共性问题。

找到这些共性问题，然后分别去制定对应的方法，这本身就是一种高效。

这些共性问题可以被分为三大类：

⭕️硬技能不娴熟

这常见于刚工作不久的新人。什么是硬技能呢？就是这份工作最基本的技能要求。

比如做程序员的，几大主要的编程语言得了解掌握吧；做市场营销的，PPT应该会写吧；做财务审计的，Excel要用得娴熟吧，报表要看得懂吧；做销售的，起码嘴皮子要利索吧。

硬技能不娴熟导致的效率低下问题，是最好解决的。因为这都是有现成的工具帮你提高的。只要你肯花时间去钻研琢磨，比如买一些书或者去网上报个班学习，都能在短时间内迅速提升。

⭕️团队沟通不顺畅

最常见的，是不同部门之间的信息断层，即大家对同一件事的认知水平处于不同阶段。

例如同一个项目，A部门以为应该这样做，B部门以为应该那样做，中间来回反复却不确认。结果最后合在一起发现谁的理解都不对，于是前面都是白费功夫（如下图）。

再比如信息沟通的过程过于冗长，中间层级太多。每一次信息传递都有隔阂，每一次隔阂都会造成偏差，最终导致100分的信息传递到位时只有50分。

这类情况在日常工作中很常见。除此之外像会议纪要，项目跟进，指令传达，这些全都是沟通问题。

一旦遇到信息沟通有偏差时，就需要有人站出来，主动承担信息的协调疏通工作。这个人可以是自己，也可以是其他负责的同事。

如果信息疏通者是自己，就要主动确保所有人对信息的理解是一致的。

例如你可以用会议纪要或邮件的形式，总结所有已经达成共识的信息。这样将来出了问题，就能找到对应的负责人。

比如像下面这样，用几个关键问题来帮所有人理清思路：

1. 项目的目的是什么？

2. 项目的计划是怎样的？

3.如今项目的进度到达了哪里？

4. 各部门接下来分别要做什么？

5. 下次开会时各部门需要提交哪些东西？

这样是不是就清楚多了？

如果信息疏通者是别人，这时可以做的事情就比较有限，因为主动权不在自己手上。

但你可以有规律地提醒，适当地催促。在不影响对方情绪的前提下，不断重复加强你对这件事的关注程度，让对方不要忘记。

总之，只有加速了信息传递的效率，才能提高工作的效率。

⭕️ 缺乏指挥和调度

如果说前面两类问题是最常见的，那最后这个问题，是最致命的。

大家都听过一句话，叫“将帅无能，累死三军”。

一个无法做出正确决策的领导，拖累的不仅是自己的效率，更是整个团队几个人甚至几十个人的效率。这个损失可就巨大了。

比如面对下属提交的工作方案，老板却无法拍板。做，如何去做，哪些要做？不做，为什么不做，应该怎么做？这些都没有明确的说法，只是一句“再回去想想”打发了事，既没有指导，也没有规划。

如果你是普通员工，遇到这样的领导，最好的建议是赶紧走人，人间不值得。

如果你恰好是领导，可以反思一下平时是否因为自己的模棱两可，决策不力而导致团队一直在原地兜圈子。无论什么原因，在该做决策的时候犹豫不决，制定安排的时候思路不清，这种领导是不及格的。

以上就是造成工作低效的三个共性问题。大家可以根据自己的实际情况做归纳总结，然后具体问题，具体改进。

模仿的意义，是用已被验证过的高效方法，逼自己改变过去低效不正确的思维。而且很多时候，这种改变是“强扭的瓜”，硬生生掰过来。

虽然一开始会有点痛苦，但随着时间的推移，你会发现一切都值得。这是提高工作效率的一条捷径。

举个例子

一位员工在刚工作的时候，逻辑思维奇差，后来找到一条模仿方法，就是学习咨询公司写PPT方案的套路。

麦肯锡的PPT模板之所以被称为“逻辑PPT圣经”，是因为里面有专业全面的结构思维模板，适用于职场上所有需要写方案的场合。

如果你脑子里思维混乱，半天信息点都没梳理清楚，此时套用这样一套模型，瞬间就能让你找到方向。

当时这位员工就照着这里面的每一页模板，把工作中遇到的实际问题全部往里面套。遇到不能完全适用的情况，他就稍作改良。

比如下面这两张图，上面一张是麦肯锡的PPT模板，下面一张是他仿照这个结构做的一页PPT。

在上图这个小房子一样的结构里，四个“支柱”就代表公司主要的四大业务板块。另外，最下方的箭头表示随着时间的推移，公司业务发展的先后顺序。

一页PPT，就把这个公司的业务概况讲得清清楚楚。而不用像以前找了一大堆资料，写了好多页文字都没能讲明白。

这就是模仿的作用。

更重要的是，他没有完全照搬这个模型，而是在最下方用一个红色箭头来代替模板中的“title”板块。因为他还要排列业务的发展时间，显然之前的模板里没有这个功能，所以根据实际情况进行了适当改良。

你看，除了模仿，还得融合自己的理解往里面添砖加瓦。

这其实就是学习。

模仿固然重要，但不能一味去模仿。我们要在模仿的过程中体会作者背后的本源思路，然后自己学会独立思考，最后做到具体情况具体分析。

这才是模仿的本质意义。我们要善于模仿，更要超越模仿。

除了写PPT，工作中还有很多情况都可以通过模仿来学习。

比如人际沟通这块，你就可以观摩身边那些会说话的人，他们和人沟通的方法有哪些，自己拿个小本子暗自记下来。甚至具体到开头的话术怎么讲，遭到拒绝时用什么话打圆场，哪些词是他们绝对不会说的等等。越具体，就越好学。你先模仿，然后自己再去感受和思考，这样做的效率就会很高。

再比如找资料做研究，你可以去请教公司里特别会找资料的同事前辈们。请人家吃个便饭，虚心讨教一些迅速找资料的渠道和方法，全都记下来，然后自己回去模仿实践。

这都不是什么难事。比起自己像无头苍蝇一样瞎摸索，能找到一个对标参照物去模仿，你的效率会蹭蹭往上升。

独立工作的时候，可以通过模仿来提高自己的效率。但如果是团队工作，就要换方法了。

如果你是一个管理者，就知道团队协作讲究的是合力。这时建立价值认同就非常重要。要先在思想上统一方向，才能在行动上劲儿往一处使。

而建立价值认同，就是要让团队成员都明白，过去的工作方法是错误的，低效的。如果大家没有意识到这个问题，讲再多提高都是白搭。

这就是从上往下改进，也是解决低效问题的最根本办法。

比如很多公司都喜欢加班文化，认为员工工作时间越长，越能体现他们的价值。但实际上，工作价值不应该用时间来衡量，而是用结果。

什么叫“把事情做好”呢？

如果要写一份方案，你写好20页，这个不叫“做好”，这叫“做完”。因为上级后面还要检查和修改，可能还要你删除一些废话，添加更重要的信息；也有可能你20页都没写到点子上，上级宁可你写5页全在点上的东西给他。

“做好”的意思，是把这份方案交出去的时候客户会买单，而不是看在你写了几个晚上的份上说辛苦了。对不起，这远远不够。

其次是“早点”，这就是要你缩短把事情做好的时间。

当你做好一件工作需要一天时间，那么下次就试试半天行不行，再下次试试3个小时。但是记住，时间可以缩短，工作质量不能妥协。

效率，就是对的事情重复做，重复的事情快速做。

把这个弄清楚了，再回过头来看加班，就发现问题了。加班不是目的，而是方法。如果这个方法能够提升工作产出的质量，那么适当加班无可厚非。反之，就应该摒弃。

专业技巧娴熟的人，早点把事情做好早下班当然可以。做事不熟练的人，加班学习和巩固自己的工作技能，那也是应该的。

作为管理者，需要一开始就建立共识，制定标准，让大家明白什么样的工作产出才是有价值的。围绕这个核心目的，再去改进工作方法和流程，这才是正确的做法。

如果加班反而拖累了效率，那么就把目光聚焦在正常工作时间里，去思考为什么不能按时完成工作。

很多加班的人，头天晚上10点下班，第二天中午12点来上班，这样算下来他们的工作时间和正常上班的人没有两样，那为什么要把工作都留到精神状态不好的晚上去做呢？

与其这样，不如围绕“效率”去建立一种文化。比如去除臃肿的汇报结构，摒弃形式主义的官僚作风，一切以价值产出为核心。同时让效率高、能力强的人担当大任。这样的人多了，团队的效率自然就上去了。

这是最难的，却是最有效的。

乔布斯说过一句话：

It doesn't make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people so they can tell us what to do.

翻译一下就是：任人唯贤，用人不疑。

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