这些表达,沟通案例,都是特定环境下的投入最小化,价值最大化,代表个人意见,仅供参考
资产管理,在当下的协同管理软件中,已经是基础常用的管理应用了,各大管理软件厂商,都提供了完整的方案成熟的产品;协同管理软件的头部厂家致远互联,有资产管理模块化应用;有资产管理系统级应用;
资产管理模块化应用
资产管理系统级应用
更提供了低代码平台定制能力,可以为客户提供资产管理的定制化服务,也可以由客户在低代码平台自行按需设计;
各种方案所呈现出来的资产管理的价值这里不去说,且看一下:无论哪种方案的交付过程中,都有可能会遇到的问题,交付时,需要提前设计的注意事项:
我们可以先看一看常规的企业运营维度的资产包含了什么,流动资产+长期投资+固定资产+无形资产及递延资产+其他资产;而协同软件的标准资产管理常常会定义为“固定资产”;
这里还有一个误区,需要注意的,有些客户用这个资产管理来管理众多的办公资产,出于省事,或者一把抓的情形,会把一些办公用的低值易耗品也放到这个模块来管,管理的属性不一样,是无法放在一起的,所以要区分开,这里说的固定资产一定是不包含低值易耗品;
资产管理内容定义了资产管理的范围,那我们这里说的资产管理,管资产的什么呢,更多的是资产使用的过程,以及这个过程资产属性的变化,可以看一下本文的图1(资产入库、领用、借用、归还、调拨移交、维修保养等全生命周期进行管理),过程合理合规了,将来与核算系统的集成,就更有意义,再看一下本文的图2,推送到核算系统产生的数据自然就会准确;
协同中资产管理管资产的数量与过程;资产的使用是否合理;
核算中资产管理管资产的数量与价值;资产的价值还剩多少;
资产报表要素交付的开始,我们就需要了解客户对于资产管理过程及资产状态的报表有什么需求,平常汇报展示的报表维度有哪些,用交付设计态的语言来描述,即要哪些字段;这将决定着我们的单据,表格如何搭建;是我们在定义了资产管理的范围与内容后,对资产管理的深度如何交付的决定因素;
资产主数据与资产卡片资产主数据是静态数据,是对一个资产规格型号技术参数等做静态的描述,作为静态档案存在,通常是资产采购的时候引用,可直接新增或导入资产主数据;例如,行政管理部想申请一台华为笔记本,要什么样的笔记本的,描述一下,这个描述出来的,就是资产主数据;
资产卡片是动态数据,是对资产主数据赋予了数量、金额、状态等属性后,产生了管理价值的特定信息后形成的;通常是资产入库后即时转化而来,资产管理信息化过程中,也可以对原始已有的资产直接新增或导入资产卡片;例如,行政管理部申请的华为笔记本,采购了一台回来,价值7000元,入库后,分配给行政管理部了,交给某个人使用,由这个部门的资产管理员统一负责管理,就形成了这台笔记本专属编号的资产卡片,接下来,还会围绕着这张卡片,对这个资产进行全生命周期的管理;
资产卡片生成时间
这是一个非常重要的时间要素;资产入库后,只有生成资产卡片了,我们才可以更好地对这个资产进全生命周期的管理;很多时候,会对某类资产进行批量采购,批量入库,可是如果只是入库,没有像前文所述的赋予这个资产独立的管理意义,那只能算是存货资产,不能是固定资产,存货资产是计提贬值,而固定资产是计提折旧;直接影响到盘点、报表及折旧;
资产管理的盘点,除了对数据进行盘点,还要对资产状态、资产归属进行盘点,以盘点资产卡片为主,存货将进行额外盘点;
资产管理的报表,如前文所述,同样以资产卡片的信息归集汇总统计为主,存货得另外计入;
资产管理的折旧,通用标准是资产入库后转为资产卡片的下一个月开始,如果只是在资产从仓库领走使用的时候再生成资产卡片,并集成推送到核算系统进行折旧,假设这个资产已经在仓库放了半年,这半年的折旧是无法处理了,即不能体现前半年的逐月折旧,也不允许一次性折旧半年;
所以资产入库后,第一时间生成资产卡片,哪怕无人领用,也要赋予这个资产“闲置”或“待领用”的状态,交给某个指定的资产管理员去管理,参与资产的盘点,进入资产的报表,开始资产的折旧;
资产预警时间
已生成资产卡片的资产,可以所属的资产类别,按国家规定的相应折旧年限自动计算报废时间,可根据运维周期触发维保等,但这个参与计算的日期,在做资产卡片设计的时候就要注意,根据客户的意见,也根据客户资产管理的实际状况,一起来决定取哪个日期做为计算基数,比如,资产有厂家生产日期,有资产采购入库日期,资产领用日期,有按工作量要求报废的,有按维保期限要求报废的,有按国家或企业规定进行报废的,这个对一些精密设备,对维保及报废有高标准管理的,需要注意;
资产字段属性其实不光是资产管理的交付,其他应用也一样,最初在交付设计的时候,都需要考虑,有时字段不会,有时又字段太多,字段属性可能不对,字段同步的时候出现问题;
例如:客户当下管理的资产都是直接采购,基本上即买即用,也不存在多余的放仓库,于是客户不填写资产增加方式,不填写存放位置,后期资产类别增加时,发现还有租赁使用、投资人投入等资产增加方式,并且资产在长期流转使用过程中,除了产生批量采购,没领用完,转资产卡片存放在仓库里,还出现报废未处理的,领用退回的,都需要有个存放位置;
例如:客户资产管理最开始,对办公调备,特别是办公用电脑做精确管理,要求对电脑的技术参加:CPU、内存、硬盘、显卡、光驱都要分开填写,导致后来管理的资产类别增加的时候,发现其他的资产根本就用不到这些参数,而前期还设了必填项;
如果在资产管理的过程中,参照图2,要将资产卡片推送到核算系统,请注意,资产卡片中字段如何与核算系统中资产卡片的字段保持一致性,做好联调工作,避免后期踩坑;
资产盘点与处置资产盘点与处置,不仅是一个业务动作,还是一个财务核算的动作;有些客户使用资产管理系统,把盘点和处置作为资产管理负责部门主导发起,也在这部门结束;没有横向打通财务部门,打通核算系统,但实际上盘点时盘盈盘亏,处置时先报废再处理,这些都在财务上要做核算,最终都是要进入资产负债表的;
如果这些动作,就只是在资产管理模块完成业务流程的结束,没有核算的参与,或者说没有打通核算系统,就会失去管理的核算价值;
久而久之,就会变成“资产管理不重要,数据财务那都有呢”