文章来源：《追求极致——日本企业团队工作法 》
▎防止油泥漫溢
企业在日常经济活动中需要在很多合同和文件上盖章。有些日本企业员工在盖章后，会立即在盖章及签字处贴上一张报事贴或小纸条。
签盖人在一份文件的最后一页盖上骑缝印章后，为了防止油泥漫溢，立即贴上一张不同颜色（便于分辨）的报事贴。这种做法简单实用，可以立即分辨具体签字盖章处，也可以防止盖章和签字的地方发生油泥漫溢。
▎加盖骑缝印章
在日本，很多专业服务机构出具报告书时，会在文件的最后一页加盖骑缝章，为了防止报告文件被伪造，也是为了给使用者更多信任感。
在报告文件上加盖骑缝印章是日本专业服务行业的传统文件管理措施。
▎防止塑夹裂开
日本企业员工存放及传递文件时，习惯使用透明的塑料文件夹。不仅防止文件被涂抹受损，也便于整理存放。目前日本企业经常使用的塑料文件夹有以下三个基本特征。
★1．塑料硬度适中
目前日本文具店出售的塑料文件夹硬度适中。太软，无法保护文件；太硬，容易划伤人。
★2．侧面有一个半圆形小孔
通过半圆小孔拿取文件很方便，只要折起小孔就可以轻松取出文件。这个小孔一般在文件夹的右侧上方，便于寻找和折合。
★3．下面有一个三角形小孔
这个小孔可以把开合文件时的空气压力分散，延长文件夹的使用寿命。打开或折合文件时，空气压力会直接作用在小孔上。如果没有这个三角孔，多次开合后文件夹会从下方的黏合处裂开并报废。
▎塑夹邮寄文件
日本企业员工向外部邮寄重要文件资料时，会把文件放入塑料文件夹内一起邮寄出去。目的是为了保护文件在邮寄途中不被损伤。
▎加盖封口印记
向客户邮寄信件时，日本企业员工会按照内部的管理规定，在信封封口处加盖一个印记。印记多种多样，有的是一个“缄”字，有的是“封缄”两个字，也有的是“企业名称”加“封缄”的橡皮章。
也有一种做法是直接在封口处画个叉。日本企业员工，认为还是加盖“封缄”橡皮章的方式比较正式。这种橡皮章一般放在公共办公文具柜里，员工可以随便使用。
▎预填附件清单
在希望客户回寄文件资料时，日本企业会寄出一份文件资料清单，也会把希望客户回寄的文件资料名称预先填写在回函信封上。寄信人把相关资料装入信封后可以直接在信封上标注记号，表示已经确认过相关资料。
这种方法可以便于客户在邮寄回函时检查文件资料是否全部放入信封，也便于企业回收文件资料时确认资料是否有遗漏或差错。
日本企业在回函的信封上，预先打印上的希望客户提交的资料清单。
其他的具体事项还有规定保密措施、标注盖章位置、预备印泥纸巾、检查核对印章、获取印鉴证明、互相粘贴税票、禁止饮料上桌、文件删除协议、文件更新记录、文件编号规则，详细内容可以查看《追求极致——日本企业团队工作法 》一书第四章。
