本栏目旨在协同相关部门、医院与供应商,结合政府政策、行业趋势、医院需求、供应商营销、产学研联通,围绕医院采购转型升级,实现价值增值,探寻和推动医院、医保、患者等多方共赢新方案。
本篇内容整理自对“上海市第一妇婴保健院(以下简称“一妇婴”)采购中心主任 董政军先生”的采访。
1.公立医院采购数智化实施策略
和玛医达:董主任,您好!请问一妇婴的数智化采购管理是如何实现的?
董主任:
「实施成果」
一妇婴根据国家卫健委2020年发布的《公立医院内部控制管理办法》的政策指引,基于美国COSO内部控制管理框架,以“7个控制重点、2个控制层面、4项实施范围、8种控制方法、12项主要业务”的5个医院内部控制管理目标。
《公立医院内部控制管理办法》
同时,对《公立医院内部控制管理办法》第三十条 采购业务内部控制相关条款进行深度解析,明确了对 “建立采购管理制度、明确归口部门和职责、设置采购业务关键岗位、建立采购业务工作流程及规范”4个方向采购内控管理工作的 严格落实,着重对采购预算编制与审定、采购申请与审批、采购组织形式的确定、采购方式确定与变更、采购需求制定与审批、采购参数编写与审核、采购文件的准备与符合、采购代理机构的选择、采购过程的管理与监督、采购合同审批与签订、采购验收与保管、采购付款审批与执行、采购档案审核与归档等13个采购业务环节,进行内外环节的风险管控及规范化管理。
《公立医院内部控制管理办法》
一妇婴根据《政府采购需求管理办法》有关 采购需求管理、采购实施计划、采购风险控制、监督检查与法律责任 的政策要求,对采购需求和采购实施计划的调查、确定、编制、审查等工作建立了完善的制度体系和实操机制。通过“2个制度、4个表格、6个附件”的构建和信息化加持,形成了一妇婴采购流程的制度化、流程化、表单化、信息化、智能化的采购业务全流程的数智管理体系。
《公立医院内部控制管理办法》实时策略
一妇婴目前应用的“医院数智化采购管理系统”,基于国家政策指引,通过数智化采购管理的顶层设计和统筹协调,制定了统一的采购战略发展规划和实施标准,明确发展目标、任务和路径,确保一妇婴数智化采购管理建设的系统性和整体性。同时,设置权责一致的采购关键岗位制约机制, 建立健全跨部门跨内外组织的协作体系,通过数据共享和业务协同,打破信息孤岛现象,实现采购业务的无缝衔接和一体化。
公立医院采购全生命周期管理闭环
通过智慧医院顶层设计和统筹协调,为一妇婴采购管理的可持续发展奠定坚实基础。最终真正实现从传统采购的“低价采购“,到采购供应链全面价值增值的”战略采购“的跨越升级,更好的实现采购职能。采购的属性,也从资源消耗型部门转变为资源创造效益型部门,变成本中心为利润中心。
「探索路径」
公立医院面临各种发展困境,从管理效能来看,破局的关键之一在于“数智化转型升级“。
我们当下应用的「和玛医达 - 医院数智化采购管理系统」,以“专业+技术“打造医院数智化采购平台打通促进医院与供应商联动,助力医院合规高效完成采购业务,助推医院产学研融合发展。
平台以系统全链接、数据全融合的多源数据融合技术,根据“合法合规、分工负责、务实高效、痕迹管理“的管理思路,构建采购内部控制管理体系。明确预算管理、采购申请、参数论证、招标、合同管理、采购执行、验收付款、档案归档等各个环节的责任和要求,确保采购过程的合法性和合规性,包含但不限于《政府采购法》、《招投标法》、《采购需求管理办法》等要求,形成符合政府政策、行业趋势、产学研联通的综合性价值采购生态系统。同时,全流程采购管理体系的建设,也更有利于一妇婴进一步降低采购管理中的漏洞,提升全流程合规水平。
{和玛医达}公立医院智慧管理整体蓝图
系统尤其在采购计划执行、合同验收与付款、材料归档、归档完整性审核方面,做到了项目的合规性闭环管理。对于一妇婴贯彻落实《政府采购需求管理办法》等的相关政策法规,发挥了积极正面的作用。
2.公立医院采购的实践探索
和玛医达:采购管理的智慧升级给一妇婴注入了哪些内生动力?
董主任: 首先是 预算管理 ,全面预算管理是一妇婴采购战略落地执行的重要手段,通过以采购战略导向的全面预算管理体系,推动战略管理和全面预算串联贯通。为了保障采购预算执行的合规性、全面性、准确性、及时性,一妇婴不仅停留在事后的合规审查领域,而是将预算管控的关口前移,通过合理规范的事前流程管控,让医院的各项采购业务在有序环境下开展,减少战略与预算执行之间的目标差距,达到内部控制的目的和目标。
以期通过数智化“编、管、控”一体的全面预算管理体系,引入风控机制强化预算的约束力,赋能提升预算数字管理的效能,使预算、绩效与战略目标保持高度一致,促使一妇婴战略采购顺利实现。同时,通过深入医院成本动因分析,提升医院采购预算管理效率和决策的精准度,规避“无预算、超预算”采购风险。
公立医院采购预算管理
再者是 供应商管理 ,采购战略的核心就在于供应商管理,有效的供应商管理,对于一妇婴的采购降本增效和供应链优化有着至关重要的作用。
系统实现了从供应商准入、资质审核、合作运营、周期评价、分类排名直至黑名单淘汰的全生命周期动态管理。和玛医达作为一套多边系统,通过内外部组织数据的集成,实现了一妇婴与供应商的业务数据双向流通。在进入系统的第一步,就开始对供应商的资质、实力、信誉度和风险进行审核与监查。同时,在后续的市场调研、采购征询、招投标等合作事项中,系统也会实时监控供应商的合规状态,为一妇婴的采购工作保驾护航。在项目完成后,一妇婴还可以跨部门多维度的对供应商进行周期评价评级。在提升一妇婴供应商管理水平的同时,对于有效识别优质供应商,提供了数据支撑。
未来,一妇婴也期待,通过与高潜力供应商的战略合作,进一步巩固采供合作关系,通过产学研的深度合作,实现采供双方的协同联动与可持续性发展。通过深化医疗新技术的应用,促进医疗创新,最终达到提高一妇婴医疗服务竞争力的目的。
公立医院供应商管理
其次是 采购风险治理 ,"采购人"招标采购管理工作对于医院采购的质量和效果有着重要影响,合理合规的招标采购管理可以有效提高医院采购资金支出的经济性和效益性。所以,招投标的合规性一直是一妇婴采购管理的重中之重。
一妇婴通过“招投标风险识别预警系统”,可以有效规避串标、围标、无效投标、虚假投标的招标运营风险。系统通过“人企、企企、人人“关联关系的识别,提前预警招投标关联风险。
通过供应商中标异常数据及行为,规避串围标风险。通过投标制式模板,规范供应商填报标准,降低无效投标风险。通过供应商企业经营风险的分析,识别失信供应商,帮助医院降低合作风险。为一妇婴打造智能、安全的招标管理体系提供有力依托。
公立医院采购风险治理
最后是 数据支撑与挖掘 ,医疗设备采购是一项专业性、技术型非常强的工作,合理的采购参数对于设备的质量、使用效果和投资回报有着重要影响。系统提供的8大数据库服务资源,为一妇婴的采购人员的市场调研、参数论证、选品比价等方便提供了有力支撑。通过实时准确的客观数据进行分析比对,采购人员可以快速制定采购策略和方案,促进采购管理的定量化、科学化。
此外,系统通过对医院大量静态数据的收集和动态业务数据的分析,为医院提供实时的数据分析和决策支持。采购管理人员可以通过数据驾驶舱,直观掌握医院采购业务状况,并及时了解和响应业务变化,为前瞻决策提供有效数据支撑。
公立医院市场调研数据支撑与挖掘
3.公立医院采购的智慧管理探索
和玛医达:未来,一妇婴医院还将聚焦哪些方向的智慧管理探索?
董主任: 一妇婴一直在不断深化采购管理信息化体系建设,目前在风险管控、数据治理、供应链体系建设管理等方面取得了一定的成效,为巩固第一阶段的建设成果,未来将进一步提升采购管理信息化标准、促进业务数据共享和业务协同,满足国家政策的新形势要求,尤其对采购管理的风险管控方面将持续加强建设。同时,我们计划将市场调研数据与院内历史采购数据整合,为采购管理提供更丰富的数据支持。
{和玛医达}医院数智化采购管理平台——平台价值
一妇婴在医院数智化采购管理建设方面,充分探寻并发挥医院的三甲区域优势,绘制智慧采购管理蓝图,建设新一代数智化、上下内外资源高度整合的“三位一体”的智慧医院,让医院智慧采购管理的整体建设目标,打造具有示范效应的转型发展智慧医院。