内审干货——零星采购审计，该怎么审？

ID：内审师修行与实战

不同于正式的招标采购，零星采购一般金额较小，采购方式也颇为灵活，通常也不是很受公司重视，就容易掩埋一些管理问题或潜在舞弊风险。

应一位内审同行的要求，简单唠唠零星采购怎么审计？

主要针对内审新人和第一次开展审计业务的情形，希望有用！

1.零星采购的范围与程序

不同公司对零星采购的范围、定义和操作方式，可能不一样。

有人认为：“零星采购”对应的是“集中采购”，它本就不是一种采购方式。

也有人认为：它与公开招标、议标、战略采购、直接采购一样，属于采购方式的一种。

对于分类，我们不必过于较真儿。

我们关注的还是具体业务实质，你们公司把哪些采购归纳为“零星采购”了，就关注哪些。

对于范围和权责方面，审计要点或风险点：

（1）是否属于零星采购？有没有超权限采购？可以结合采购标的物与制度相对比；

零星采购里面是否包含了大额采购？可能是范围划分本身的问题。

对于工程类的零星采购或有集中采购物品的零星采购，可查看总包或集采合同是否应该包含此次标的物，重点看是否重复采购和大合同是否履行到位？

（2）存不存在分割采购，比如原本应该走招标程序的大金额采购，被分割成多个小金额的零星采购？

（3）采购责任部门和采购人员是否与制度规范相匹配？不相容岗位相分离，如：预算批准、采购与报销的分离。

（4）相应的流程审计，包括预算审批、入围、比价、付款、验收手续等，是否完整？

总体上要看：制度里有的，可以按制度来审；制度里没的，可以看下是否存在制度建设问题。

2.零星采购的形式有哪些？有什么可审的？

零星采购一般不会走公开招标，也不会走议标，但可能会走直接采购模式。

（1）直接采购模式：本就有一两家长期合作单位（或垄断单位），直接按照他们提供的价格采买就行了。

风险点：

这种情况下，审计人员最好进行一次市场调研询价，看看采购价格是否过高？

除了价格之外还要看产品本身，有些物品是否具有指定性，在其他地方你买不到，只能这里买。

就像某知名网络直播所卖的眉笔一样，那种型号只有他那里的便宜，市场上的价格都很高，事实上也只有他卖（国家垄断的除外）。

价格是一方面，还要看管理程序：公司是否定期组织一次全面询价以确保合作单位的价格合理公平？

（2）只要在预算内，需求部门（也可能第三部门）就可以直接采买

不需要询价比价或走中标手续，直接拿票报销就行。

这种情况，要么单独走采购申请，要么只通过预算来控制，如每月报一次采购预算，由使用部门直接采购入库。

风险点：

看标的物的金额，如果金额较大（5000或1万元以上），都不建议走直接采购模式，除非价格十分透明。

对于大金额的采购，一定要有“三方比价”和“多部门参与”。

比如：不能只有一个人或一个部门参与采购，要多人参与；不能只询一家店的价格，要最少保持三家以上的询价。

要保持形式上和实质上的公平公正！

（3）加紧购买：临时需求，特批特买！

这类采购，有大有小，一般会归入零星采购。

风险点：看标的物是否是紧急使用？

看紧急采购程序是否合规？有些人为了规避繁杂的采购流程就会故意走紧急采购。

（4）零星采购的三方比价

如果不是直接采购，而有着正式的三方比价程序，有完整的零星采购制度流程。

审计重点就要改变了。

风险点：

零星采购的需求是否合理？是否采购了一堆没用的东西？

询价对象是否合理：询价对象处于同一水平等级，如用几个一线品牌来衬托一个三线品牌的价格。

评标中标是否多人参与：有些人只签字不参与。

验收：所有的采购都应该复核下验收程序，数量、质量都要查验。

3.零星采购的舞弊风险

上文所说的多是程序上的问题，零星采购中的舞弊有很多。

比如：买三赠一，赠物由个人拥有；

线上采购，用个人账号可以积累积分或优惠券，公私不分；

采购支付不采用公对公转账，而是先借后报销，或个人垫支后报销，与实际金额不符；

还有协商一个供货价格，拿回扣，整体金额较小，不易发现，贵在细水长流！

被指定单位，某人或某领导的关系，某些物品必须在某处采购，然后....

采购对象与报销票据不符，买一些假冒但不伪劣的产品！

4.对于内审新人，怎么开展审计程序？

（1）先看采购制度，把上文所说采购方式、制度流程给捋一遍，不求你发现制度中的缺陷，但一定要先熟悉“标准”是什么？

（2）找一个专业人员聊聊，和被审计单位的人聊聊，它们实际的采购程序；

如有与制度不符的部分，重点标记“标准”与“惯例”的区别。

（3）搜集资料：做一个审计需求清单：采购最新制度流程表单、采购计划表、批准预算表、采购事项列表（单位、金额、时间）、询价记录、合同（如有）、验收和记录和验收清单（入库清单）等。

如果涉及到多个部门，就要先了解他们的分工，分开搜集资料。

不同公司使用的表单可能不一样，要结合自己公司情况来提需求。

（4）重要标的物，进行网上询价或市场询价，有必要的话可联系一些供应商询价。

（5）查看采购程序，从采购需求或采购计划开始，一直到合同签订或物料入库为止，细看流程和表单的不规范之处。

（6）价款支付，对公转账还是借支？发票管理，是不是专票？等等。

5.业务拓展：审完零星采购后，审什么？

因为这篇文章是应一位新人同行提的需求，很多新人都会面临一个困惑，我下一步审什么？我有什么东西可审？

结合零星采购：简单延伸一下可以继续审计的地方有哪些？

（1）仓库管理：零星采购如果是行政或营销物料的，可以延伸到仓库管理，包括出入库登记，仓库盘点、领用的合规性。

（2）预算管理：你这次审计发现一些营销物料采购过多，就可以对比下预算管理，看看是否出现预算管理不严格的问题：单笔超预算或整体超预算，对于超预算金额是否走了特批手续？

（3）物料使用控制管理：随便一种物料，是否存在浪费问题，比如厕纸，一个厕所就10个人用，一天就能用一大包卷纸，明显有问题。

（4）延伸到其他类型的采购：如果招采人员或部门有舞弊问题或有重大管理缺陷，那审计范围就不能仅仅限于零星采购，可以延伸到其他类型的招标采购。

（5）合同管理：零星采购，除非金额真的很小，一般也是需要签合同或协议的，也就可以顺便审计下合同管理：合同条款、合同登记、合同存档、合同执行、合同结算与付款等等。

只要你想拓展业务，还是有很多渠道的，可以根据已经发现问题的地方往深入延伸，往关联性的业务延伸，不怕没东西可审！

结语

哪怕你们公司零星采购程序很简易，但风险点和一般的大型招标也没有太大区别。

同样要关注：采购申请的必要性与合理性、采购计划执行、入围单位是否合格、评标过程是否公正、中标价格是否合理、产品是否满足需求、合同条款、报销与付款的合理性等。

具体操作程序可以不必那么严谨，但是，该有的控制措施和控制节点，还是要做到位的。

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