按照现在的文字出现理论，四大原创文字（古埃及、楔形文字、汉字、玛雅）主要因为记账记事出现。文字连字成词，连词成句，连句成文章，而文章一经产生，则必然出现经管文档的工作人员，这种历史可以追溯到文明社会的开端。
在中国文明社会的历史长河中，文档人员的社会地位随着社会的发展和分工的明细，却也越来越衰落。
1、
档案是人类历史活动的真迹，它是随着文字的形成和国家机器的出现而产生的。根据 这种理论，凭依甲骨文发展的成熟程度和史籍对夏代社会情况的记载来推断，我国的档案始源于夏代。不过迄今尚未发现明确的夏代档案的实物，我国现已发现的最早的档案实物是商代的甲骨文。
在商代，以巫为首的宗教神职官员-祭司，既是高级执政官，又是文书档案的制作者、利用者和保管者。他们的社会地位非常显赫，占卜是向神请命的形式，掌握占卜术的巫和史是沟通神与人之间的桥梁，自然也就成了神主的代言人。他们总揽一切“神事”，所有的“民事”又都要涂上“神事”的色彩，这样，他们就可以通过占卜来左右国家政治和商王。另外，祭司阶层也是“史官”，是当时的高级知识分子，懂 得一些自然科学知识。他们利用自己的知识指导生产，并出纳王命，这就更形成了其地 位的显赫。这实际是四大文明古国都经历过的阶段，人类文明初始阶段常见的过程。
到了周朝，建立了一套比殷商完善得多的国家机构，神权地位有所下降，但掌管神职和文档的“六大”(大宰、大史、大祝、大卜、大宗、大士)仍是仅次于“三公”的高级政 务官员。其中大史和大士主掌文档，所谓“史载笔，士载言”即是他们主司记载王事 的写照。周代史官的地位重要还因为他们是王家贵族子弟的老师。
之所以如此，原因有二：其一，与其职责有关。当时求学，没有图书，只能通过档案来学习。古埃及书吏也把持着记载田亩税账的档案，也制作亡灵书等事关法老死后重生的重要大事，是当时文化唯一的传承者。同样，中国史官垄断着档案，别人看不到，因此有“学在官府”、“官师合一”的说法，史官是最早的教师。 其二，与其世袭地位有关。因为西周实行宗法制度——嫡长子继承制，所以史官也是世袭的，他们“世官守业”，别族难以染指，这和古埃及、波斯、古希腊等各国的情况非常相似。
2、
春秋战国时期，由于世卿制度日趋瓦解，封建官僚制度逐步形成，史官的地位随之下 降。原先世代相传、位高爵重的地位被打破，开始转变为专掌记注和兼守档案的官员。 这批官员在各国的名称不同，如赵国的御史、齐国的掌书、秦国的尚书、魏国的主书等 即是。同时，由于政治上的大动荡，使被贵族垄断的档案大量向社会流散，这就突破了 “学在官府”的禁苑，私学由此而兴。孔子就在此时私下编撰史书，教授学生传播知识。
但是，东西方的祭司历史发展进程从此开始有了不同，中国注重祖先和现实政治，并不注重宗教，因此神职人员和贵族控制文化的现象并不严重，诸子百家中墨子这样的底层人士也能成就一家之说，这是比较少见的事情（墨子身世另有他说，暂时只管常用说法）。
话说回史官书吏-秦、汉、魏晋南北朝时，文档工作主要由长史、太史令、令史等史官掌管，另外还有 一些做具体工作的属员，如掾、主簿、治中等。这个时期文档工作者职责的变化很明确：
一方面其参政决策职能显著降低，可以说史官基本上不能参加国家决策；
另一方 面，档案利用职能突出增强，特别是私家利用档案修史著述蔚然成风。
西汉司马迁和他的父亲司马谈都是管理档案的太史令，他们“史记石室金匮之书”，完成了我国最早的纪传体通史——《史记》。我国第一部断代史——《汉书》的作者班固为东汉管理 档案的兰台令史，其后继者班昭、马续也是“就东观藏书阁，踵而成之。”魏晋南北朝门阀制度盛行，私家利用档案进行编修更为突出。
一种史书，编修者往往多达几十家 。虽然工作职责发生变化，但修史著述非一般人所能胜任，因此当时统治者选拔史官的标准很严格，“博选术艺之士”，“仍用博古通今之儒”，都有相应的品秩。同样，史官的独立性完全消失，必须听命皇权，史书写成什么样，最终不是他们能决定的。
3、
在隋、唐、宋时期，文档工作仍由令史掌管，另有佐郎、舍人、主事、管勾、守当官 等属员。这个时期，文档人员又有新的变化：一方面人员数量空前增多；另一方面社会地位进一步下降。隋唐以后，随着文书档案制度的日益繁细和档案数量的增加，令史的 人数激增，以至于“百倍于前”。同时，由于官僚机构的完备，特别是设立了史馆等修史编书的专门机构，此时令史的职任只是抄录和保管，因此就不需要再精选文学 之士来充任了。
当时官、吏已有区分，令史都是低级的吏职事务官员，加之他们熟悉档 案情况，所以极不易升迁，所谓“老吏抱案死”就是这种现象的反映。
在元、明、清时期，文档工作由各级书吏掌管，具体有管勾、典吏、照磨、承差、经 历、都事等称谓。自元以后，书吏较唐、宋更加位卑禄微，不足轻重，甚至人们以杂流视之。史书编撰工作更加与他们无关，各朝代临时组建的修撰班子通常以时任宰相级别官员担任，各种馆阁学士为主笔，而私家修史不登大雅之堂，还可能找来政治风波导致杀身之祸。书吏们至此只能是修撰史书工程项目中的最底层员工，打杂兼职苦力，整理档案上交大学士们过目。
而地方官员办事不能无人，法定的公职人员既然不中用，只好另谋补救办法，明、 清时期的幕制由此而生。汉、唐已有幕职，但它与明清幕宾截然不同，前者“姓名达于 台阁，禄秩注于铨部”；而后者只是地方官私聘的辅佐人员。幕宾与书吏共同把持文 档，营私舞弊情形日趋严重，至清代泛滥成为不治之顽症。
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4、
“清代与吏胥共天下”，此语形象生动地揭示出幕吏与清代政治生活紧密相连而源远 流长的关系。虽然幕吏官卑位轻、干政多弊，清廷屡禁屡治、多次裁汰，而幕吏却与清 祚相伴始终。
经管文档的幕吏已降至非官非民的地步。如此低微的社会地位与 其所承担的社会功能不相匹配，自卑与超越的心态促使不少吏员心理扭曲、不断抗争，描绘出“清代与吏 胥共天下”的历史画面
