长达101个字的转发性通知标题是如何简化为54字的?7条要领攻略!

曼香课程 2024-03-20 12:13:09

【原题】

这是一份层层转发性通知的标题,总共有101个字,显得颇为冗长

【分析及解决办法】

看见这样的标题,人们往往都会忍俊不禁。但究竟怎样加以解决呢?长期以来并未根除,而且屡屡出现。问题的关键在于我们还是未能找到最合理的简化方法。

现行公文法规中对于通知文种的适用范围有“批转、转发公文”的明确表述,所以在实践中批转特别是转发性通知极为多见。由于此类通知的标题都要涉及对被批转、转发的原文标题的引用,就会导致整个标题趋于冗长甚至杂乱不堪,给阅读和排版造成极大不便。上图即是一篇转发性通知标题,长达101个字。幸亏被转文件的标题尚不算太长,否则转发之后究竟会有多少个字就令人难以想象。

此类标题肯定需要“瘦身”,但具体应当如何做,却是令很多人感到为难的。有的往往简单化处理,把本单位名称之后加上“关于转发”,继而照抄不误。此外在公文写作研究和教学领域,却存在着过于机械化的简化方法,从语法角度、逻辑角度加以分析,显得过于呆板和僵化,也与实践不相吻合。那么,究竟应当怎样简化呢?结合图片中的标题,请记住以下7条要领:

一、凡是机关单位内部运转的文件,其标题只要完整体现发文机关名称、事由、文种3个要素即可。当然,纪要除外。

二、公文标题中的介词“关于”只能出现一次。此例中先后出现了3次,显然欠妥。这里会涉及“关于”是写在“转发”之前还是之后的问题。其实方法也很简单,就是看被转文件(源文件)的标题中是否带有“关于”。如果有,则“转发”之前就要省略,反之就要添加。

三、如果是层层转发,中间的机关单位名称要省略。就本标题而言,“市委办公室”和”市政府办公室”就没有必要保留,可以在转发性通知的正文部分予以说明。

四、对于被转发的最原始文件(源文件),应当去掉书名号,如果能够在不影响原意的情况下对其事由部分再行压缩就更好,比如此例中的“我省”就没有必要保留。但无论如何其发文机关名称不可省略,可以加以简化,否则就会令人莫名其妙。比如本例中的中共**省委办公厅 **省人民政府办公厅”等,完全可以简化为“省委办公厅 省政府办公厅”。

五、被转发的文种名称不可以重复。像本例中“的通知的通知的通知”,让人颇有“绕口令”之感。但如果被转的文种不重复,诸如转发的是一份“意见”“方案”“总结”等,就不得省略。

六、由于本例是两个机关联合行文转发上级文件,按照规范要求,并列的两个机关名称之间不能使用顿号,而需采取空格的方式解决。

七、在标题的排列上,需要注意事由与文种之间的结构助词“的”不可以与文种通知独占一行排布。本例即是如此,是不合规范的。应当采取调整字间距的方式将“的”移至上行,并将“通知”空开2—4字格,以示美观和庄重。

由上所述,此标题最后应当简化为:

中共**县委办公室 **县人民政府办公室转发省委办公厅省政府办公厅关于严格机关单位互联网网络发布信息管理的通知

这样,简化以后的标题只有54个字,比原标题减少了近一半。

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