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这是深圳市艾姆诗数码科技有限公司制发的一篇行政处罚通知，文中存在多处错漏。图片来源于网络
【问题剖析】这是深圳市艾姆诗数码科技有限公司制作的一篇行政处罚通知。读罢全文，令人感慨万千，一个企业竟然能够发出如此通知，而且涉及的“处罚”对象系公司副总裁，可见事件的严重程度和行文的必要性。但仔细品味便可发现其中存在多处问题，有的甚至超越了公文拟制范畴，兹不妨列述如下:
一、作出“行政处罚”的主体严重失当。从文中陈述内容来看，涉及的是公司副总裁张正在微信群里辱骂员工而且态度“极其恶劣”，经公司董事会研究决定给予其“行政处罚”。这里的最关键问题是该公司未能厘清“行政处罚”的适用主体和情形。根据相关法律规定，能够作出行政处罚的主体一定是具有行政处罚权的国家行政机关，一个公司绝无给人以行政处罚之权。因此，标题中“关于行政处罚的通知”显属错用。更何况文中所列述的3项“处罚”措施均不属“行政处罚”范畴，诸如“降级”“道歉”“检讨”等等，“降级”当属行政处分，而“道歉”“检讨”等甚至与行政处分都不相关联。这说明公司的拟文人员未能弄清楚“行政处罚”与“行政处分”究竟为何，属于随意而用，颇值得引起重视。
二、文种使用不合规范。除标题中涉及的“行政处罚”严重失当之外，尚缺少发文单位名称，而且更主要的是文种使用不当。本文使用“通知”是错误的，因为通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项”，这显然与本文涉及的内容事项及行文目的不相吻合。因此正确的做法是使用“决定”文种，系公司董事会作出的重要决策事项、惩戒有关人员。所以原文标题只写“关于行政处罚的通知”，既不够完整恰切又显得笼统粗疏，应当改为:深圳市艾姆诗数码科技有限公司关于副总裁张正辱骂员工事件的处理决定。
三、内容表达严重欠妥。既然是对公司副总裁作出处理决定，事关重大，因此行文开头即应概括表明事件的来龙去脉，以增强行文的说服力，但本文显然过于笼统，而且用语不够顺畅，一逗到底，缺乏层次感。并且反复出现公司副总裁“张正”的姓名，既显得重复也不够精炼。更重要的是在列出3项“行政处罚”措施之后却另段对“公司所有管理层”提出要求，而且使用“引以为戒，以身作则”“学会换位思考，多站在员工的立场帮助员工”云云，令人莫明其妙。那么人们不禁要问，此通知究竟是发给谁的？从文中来看，还确实没有标注主送对象，而这正是通知写作的大忌。试想，本通知知晓的范围具体是多大？文末“特此通知”又是对何人而言的？均不甚了了。
四、格式拟制显欠规范。具体表现为:发文字号中的年份要素不应使用圆括号，而应改为六角括号，同时发文顺序号不得编虚位；遗漏主送单位；正文部分的序号不可以直接使用3级结构层次序数，以免给人以单摆浮搁之感。同时即便使用第3层序数，数字之后亦不能使用顿号，而应当改为下点号；结尾语“特此通知”之后不宜使用感叹号；生效标志缺少落款和成文日期，而且位置不当，压住了版记，应予补正并将其整体上移至相应位置；版记部分不需标注主题词，而且抄送“公司各部门”应当标在标题之下“主送”的位置；印发日期中的月份亦不得编虚位；更重要的是版记应当置于偶数页上，而不能放在首页；正文部分的字体应当一律改为3号仿宋体字，版记部分的字体则为4号仿宋体字；发文字号与发文单位标志、标题与红色分隔线、正文与标题之间的距离过近等等，均欠规范，需要加以调整。
有人认为，企业的发文特别是民企不受国标的规定约束，其实是不正确的认识和理解。国标中亦明确规定企事业单位发文应当“参照执行”，而“参照”即为“参考、比照”之意，决不等于“自行其是”。更何况按照国标规定拟制，能够有效彰显企业的文化素质，进一步提升企业的整体形象，何乐而不为呢？
